Phương pháp Kaizen hay cải tiến liên tục có nguồn gốc từ Nhật Bản. Nó được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nhằm cải tiến hiệu quả công việc thông qua những thay đổi nhỏ. Cùng Coaching Skills tìm hiểu cách ứng dụng phương pháp này vào huấn luyện nhân viên bạn nhé!
Huấn luyện nhân viên hiệu quả là một trong những yếu tố giúp tạo nên trải nghiệm nhân viên vượt trội.
Nội dung thuộc chuyên mục Góc nhìn chuyên gia.
Nội dung bài viết:
Phương pháp Kaizen là gì?
Phương pháp Kaizen là một triết lý quản lý có nguồn gốc từ Nhật Bản, tập trung vào việc cải tiến liên tục thông qua những thay đổi nhỏ. Nó được phát triển bởi Masaaki Imai vào những năm 1950, dựa trên các nguyên tắc của hệ thống sản xuất Toyota.
Nguyên tắc cơ bản của Kaizen gồm:
- Tập trung vào những thay đổi nhỏ: Việc này giúp người thực hiện dễ dàng làm được và đạt thành công. Từ đó, nó giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ liên tục.
- Sự tham gia của mọi người: Từ nhân viên tuyến đầu đến ban lãnh đạo đều tham gia vào quá trình cải tiến. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có chung mục tiêu và cam kết thực hiện những thay đổi cần thiết.
- Học hỏi từ kinh nghiệm: Việc cải tiến cần dựa một phần từ kinh nghiệm và thất bại trong quá khứ để đưa ra phương án tốt hơn.
- Tạo môi trường hỗ trợ: Doanh nghiệp luôn khuyến khích mọi người đưa ra ý tưởng mới và thử nghiệm những điều mới.
- Kiên trì: Cải tiến liên tục là một quá trình lâu dài, do đó, cần sự kiên trì để thấy được thành quả.
Phương pháp Kaizen được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ khách hàng, cải tiến sản phẩm… Tại bài viết này, chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu cách ứng dụng phương pháp vào huấn luyện nhân viên hiệu quả.
Các bước thực hiện Kaizen để huấn luyện nhân viên
Bước 1: Đặt mục tiêu: Xác định điều mà bạn muốn cải thiện trong huấn luyện nhân viên. Mục tiêu của bạn cần thỏa mãn các tiêu chí SMART để có thể đo lường được hiệu quả sau khi thực hiện. Ví dụ: Giảm thời gian huấn luyện cho nhân viên từ 2 tiếng xuống còn 30 phút trong 1 tháng tới nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
Bước 2: Đánh giá hiện trạng: Bạn tiến hành thu thập dữ liệu để đánh giá tình trạng hiện tại của điều muốn cải tiến. Tiếp nối ví dụ ở trên, bạn có thể liệt kê ra những vấn đề khiến buổi coaching kéo dài đến 2 tiếng, chúng có thể là: nhân viên không hiểu lời bạn nói, kỹ năng đặt câu hỏi của bạn còn yếu kém, nhân viên không tập trung,….
Bước 3: Tìm nguyên nhân gốc rễ: Sau khi đã có một loạt các vấn đề nêu ở bước 2, bạn dùng 5 whys, sơ đồ xương cá Ishikawa để tìm ra nguyên nhân sâu xa gây nên vấn đề hiện tại. Ví dụ, bạn sử dụng biểu đồ xương cá và tìm được nguyên nhân gốc là do bản thân chưa biết cách đặt câu hỏi dẫn dắt nhân viên, khiến cho buổi huấn luyện kéo dài và kém hiệu quả.
Bước 4: Đưa giải pháp: Khi đã tìm ra nguyên nhân gốc, bạn dùng to do list để liệt kê các giải pháp tiềm năng có thể thực hiện được. Sau đó, bạn đánh giá trọng số và tìm ra phương án tối ưu nhất với bản thân mình. Ví dụ: Bạn đưa ra hàng loạt các giải pháp như: tìm hiểu thêm các câu hỏi huấn luyện nhân viên, luyện tập đặt câu hỏi 15 phút mỗi ngày, đi học khóa đào tạo kỹ năng huấn luyện Coaching Skills For Manager,… Cuối cùng bạn chốt phương án sẽ luyện tập đặt câu hỏi 15 phút mỗi ngày vì nó phù hợp với bạn nhất ở thời điểm hiện tại.
Bước 5: Lên kế hoạch và thực hiện: Tiếp theo, bạn cần có một kế hoạch chi tiết sẽ làm gì để đạt được mục tiêu ban đầu. Nó nên được chia nhỏ và đặt mục tiêu theo từng mốc thời gian. Việc này giúp bạn dễ dàng thực hiện theo đúng tiêu chí của phương pháp Kaizen – thay đổi từ những điều nhỏ. Ví dụ: Bạn chia nhỏ mục tiêu ban đầu thành từng tuần kể từ thời điểm hiện tại. Vậy bạn sẽ có 4 tuần. Theo biểu đồ xương cá Ishikawa, bạn có, tuần 3 huấn luyện trong 1h, tuần 2 trong 1h30 phút, tuần 1 trong 1h45 phút. Dựa vào mục tiêu tuần, bạn lên kế hoạch để đạt được theo từng mốc.
Bước 6: Đánh giá định kỳ và cải tiến: Việc này vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn biết được liệu kế hoạch có đang đúng tiến độ và việc cải tiến có mang lại hiệu quả như mong đợi hay không. Dựa theo kế hoạch ở bước 5, bạn thực hiện đánh giá kết quả thời gian huấn luyện theo tuần. Trong trường hợp chưa đạt kết quả như mong đợi, bạn đưa ra phương án đề xuất cải tiến ở tuần tiếp theo. Nếu trường hợp bạn không đạt trong nhiều tuần liên tiếp, có thể mục tiêu đang quá cao so với bạn, hãy tiến hành điều chỉnh mục tiêu hoặc kéo dài thời gian thực hiện.
Bạn sẽ ứng dụng phương pháp Kaizen như thế nào?
Trên đây là một số thông tin về phương pháp Kaizen và cách ứng dụng để huấn luyện nhân viên hiệu quả. Bạn cảm thấy nội dung này hữu ích chứ? Bạn tâm đắc nội dung nào nhất? Bạn sẽ ứng dụng gì vào công việc sau khi đọc xong bài viết này? Đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để cùng thảo luận với Coaching Skills bạn nhé!
Nội dung thuộc chuỗi bài viết Góc nhìn chuyên gia.
