Trong huấn luyện, kỹ năng đặt câu hỏi là một năng lực cần thiết để các nhà quản lý dẫn dắt nhân viên tìm ra giải pháp cho vấn đề của họ. Tuy nhiên, như thế nào là đặt câu hỏi đúng? Làm sao để rèn luyện và vận dụng được kỹ năng này? Hãy cùng VMP tìm hiểu về chủ đề này nhé!
Nội dung bài viết:
1. Câu hỏi cảm xúc
Theo Nancy Willard: “Những câu trả lời giống như căn phòng đóng kín, còn câu hỏi chính là những cánh cửa rộng mở, mời gọi chúng ta bước vào” Vậy thì, bạn có thể sử dụng dạng câu hỏi cảm xúc như một lời mời gọi thân mật, để cuộc họp bắt đầu một cách thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, câu hỏi này cũng là một giải pháp hiệu quả để giúp nhân viên thể hiện trạng thái của bản thân, từ đó khiến bầu không khí cuộc bàn luận trở nên nhẹ nhàng và có chiều sâu.
Ví dụ cho câu hỏi này:
- Anh/chị nghĩ gì về ….?
- Anh/chị cảm thấy như thế nào về…?
2. Câu hỏi tìm kiếm thông tin
Đây là dạng câu hỏi được dùng nhiều nhất khi huấn luyện nhân viên. Vì nó giúp bạn tìm dữ liệu, làm rõ và xác nhận lại những nội dung mà nhân viên truyền tải. Đồng thời, đây cũng là cơ hội cho nhân viên tự đánh giá thành quả của mình.
Bạn có thể sử dụng mô hình 5W1H để đặt những câu hỏi khi coaching:
- What: Anh/Chị đã làm tốt điều gì trong…
- Why: Điều gì đã làm cho anh chị…
- Where: Việc đó xảy ra ở….
- When: Khi nào là lúc gặp và trao đổi tốt nhất?
- Who: Ai là người phụ trách vấn đề này?
- How: Làm sao để…
3. Câu hỏi đo lường
Câu hỏi này nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng: để đo lường được chính xác, bạn cần có một hệ thống mục tiêu hoặc KPI rõ ràng.
Bạn có thể rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi này với những ví dụ như:
- Từ 1 – 5, anh/chị đánh giá ở mức độ nào?
- Từ 1 – 10, anh/chị đánh giá mức độ vượt qua vấn đề là bao nhiêu?
4. Câu hỏi cây đũa thần
Đây là dạng câu hỏi hướng nhân viên về những điều chưa thể làm được trong quá khứ, từ đó tìm ra biện pháp cho hiện tại. Ngoài ra, câu hỏi này cũng có thể giúp đội nhóm của bạn tìm ra những gì họ thực sự khao khát.
Ví dụ như : “Nếu có thêm thời gian, anh/chị sẽ giải quyết vấn đề như thế nào?” Điều này có nghĩa, hiện tại nhân viên đã hết thời gian nhiệm vụ. Tuy nhiên, dưới sự dẫn dắt của bạn, họ hoàn toàn có thể nêu ra những biện pháp khắc phục trong tương lai.
5. Câu hỏi dẫn dắt
Có một câu nói cho rằng “Hãy ngừng đưa ra những lời khuyên bằng cách trá hình câu hỏi” Quả thật, có rất nhiều nhà quản lý vẫn đang nhầm lẫn giữa khơi mở tư duy với việc “dọn sẵn” đáp án cho nhân viên sử dụng.
Ví dụ cụ thể của trường hợp này là “Anh/chị đã nghĩ đến cách giải quyết A chưa?” Điều này sẽ hạn chế khả năng tự suy nghĩ của nhân viên, khiến họ “đóng khung” trong vốn kiến thức của bạn.
Để tránh tình trạng trên, bạn có thể sử dụng dạng câu hỏi dẫn dắt dưới đây:
- Anh/Chị có thể nói rõ hơn không?
- Anh/chị còn ý tưởng nào khác?
- Theo anh/chị, phương án A hay B sẽ tốt hơn?
6. Câu hỏi giả định
Rất nhiều người nhầm lẫn giữa câu hỏi cây đũa thần và câu hỏi giả định. Tuy nhiên, giả định là dạng câu hỏi tình huống, nhằm giúp nhân viên chủ động trong những trường hợp cụ thể.
Ví dụ cho dạng câu hỏi này là: Trong điều kiện tệ nhất, anh/chị sẽ giải quyết như thế nào?
Lưu ý: Khi sử dụng câu hỏi giả định, bạn cần xác định tính khả thi của trường hợp đó, tránh tình trạng khiến nhân viên mông lung vì không nắm bắt được vấn đề.
7. “Còn gì nữa không?”
Đây chính là câu hỏi hiệu quả và quan trọng nhất khi đào tạo và huấn luyện. Câu hỏi này có tác dụng đào sâu và khai phá những tiềm năng bất ngờ của nhân viên.
Bạn có thể sử dụng dạng câu này trong các cuộc họp Brainstorming, nhằm khởi tạo và khai thác tối đa những ý tưởng sáng tạo của đội nhóm.
Một số lưu ý khi rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi khi coaching nhân viên:
- Hỏi kỹ từng câu câu, tránh dồn dập quá nhiều vấn đề.
- Hỏi thẳng, không vòng vo.
- Đừng hỏi cho có, hãy luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến của nhân viên.
- Không sốt ruột hoặc hối thúc nhân viên đưa ra đáp án
- Dùng nhiều kênh để đặt câu hỏi (ví dụ thông qua khảo sát, cuộc họp, buổi trò chuyện thân mật,…)
Tạm kết
Bạn sẽ không thể sử dụng nhuần nhuyễn kỹ năng đặt câu hỏi nếu như thiếu sự luyện tập thường xuyên. Hy vọng rằng những kiến thức trong bài viết này sẽ giúp bạn thành công trên con đường đào tạo và huấn luyện nhân viên.
Nội dung được trích từ khóa Coaching Skill for Manager – Kỹ năng Huấn luyện và Kèm cặp, được VMP Academy “may đo” theo nhu cầu của BIC – một trong những công ty dẫn đầu thị trường về phát triển kênh Bancassurance và kênh bảo hiểm trực tuyến (E-business).
Tham khảo lịch khai giảng tại VMP: https://vmptraining.com/khai-giang/
