Phản hồi trong công việc giúp cải thiện hiệu quả của nhân viên. Phản hồi đúng còn giúp họ nâng cao động lực, gắn kết hơn với công việc. Vậy cụ thể kỹ năng phản hồi là gì? Làm cách nào để phản hồi trong công việc hiệu quả? Cùng Coaching Skills khám phá ngay tại bài viết này nhé!
Nội dung bài viết:
Kỹ năng phản hồi công việc là gì?
Kỹ năng phản hồi trong công việc cho phép nhà quản lý đưa ra lời nhận xét về hiệu quả công việc của nhân viên. Qua đó thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Đồng thời khéo léo nhắc nhở những việc nhân viên chưa làm tốt để cải thiện trong những lần tới.
Phản hồi là một nghệ thuật. Vì làm việc với con người, nhà quản lý cần phải nắm bắt tâm lý nhân viên để đưa ra lời phản hồi phù hợp. Tránh làm tổn thương và rạn nứt mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Phản hồi đúng cách sẽ giúp nhân viên nâng cao năng động lực, năng suất làm việc tăng cao.
Nhà quản lý nên phản hồi như thế nào?
Phản hồi nên đáp ứng 04 yếu tố của nguyên tắc phản hồi FAST: thường xuyên, chính xác, cụ thể và kịp lúc. Mục đích của phản hồi là để nhân viên biết được liệu mình có đang làm tốt công việc hay cần cải thiện ở điểm nào. Vì vậy, quản lý cần phản hồi thỏa mãn 04 yếu tố nên trên để nhân viên kịp thười sửa chữa và cải thiện công việc.
Tập trung vào mặt tích cực khi phản hồi trong công việc. Trong quá trình phản hồi, quản lý hãy tìm cách tập trung vào những điểm tích cực và thành công của nhân viên. Điều này giúp xây dựng lòng tự trọng, động lực và khích lệ nhân viên tiếp tục phát triển.
Lắng nghe và tạo ra tương tác hai chiều. Khi phản hồi, hãy tạo ra cơ hội để nhân viên được nêu ra ý kiến hoặc trình bày khó khăn mà mình đang gặp phải. Việc này giúp nhà quản lý biết chính xác nguyên nhân gây ra vấn đề hiện tại và cả hai dễ tìm ra hướng giải quyết chung. Khi nhân viên nêu ý kiến, hãy chú ý lắng nghe nhân viên. LACE sẽ giúp bạn lắng nghe hiệu quả.
Cách đưa ra phản hồi trên công việc với AID
AID là công thức phản hồi điều chỉnh nhân viên trong công việc. Nguyên tắc này được nhắc đến trong khóa Coaching Skills For Manager với cái tên đặc biệt: Anh im đi! Công thức này giúp nhà quản lý phản hồi trực diện vào hành vi mà quản lý muốn nhân viên sữa chữa hoặc tiếp tục phát huy.
AID là viết tắt của: Action – Nêu tên hành động cần nhân viên sửa dổi hoặc phát huy; Impact – Nói lên ảnh hưởng của hành động đó đến công việc hoặc công ty; Desire – Đưa ra đề nghị, mong muốn đối với nhân viên.
Ví dụ sử dụng AID để phê bình nhân viên, bạn dùng như sau: Anh/chị thấy trong suốt một tuần qua em đi trễ hơi nhiều. Khi em đi trễ nhiều như vậy khiến công việc bị trì trệ và thường xuyên trễ deadline, ảnh hưởng đến toàn team. Anh/chị mong là em sẽ cải thiện được việc này trong tuần tới.
Ngược lại, dùng AID để khen, bạn sẽ dùng như sau: Anh/chị thấy thời gian vừa qua em hoàn thành công việc thường xuyên đúng hạn. Việc em làm đúng tiến độ như vậy cho ra kết quả công việc rất tốt. Trong thời gian tới tiếp tục phát huy em nhé!
Như vậy, chỉ bằng cách dùng AID, bạn có thể phản hồi trong công việc trực tiếp với nhân viên. Bên cạnh AID, bạn có thể sử dụng các công thức phản hồi khác như, KFDB,…
Lưu ý khi sử dụng công thức phản hồi AID
Như đã đề cập, AID là công thức phản hồi trực diện vào hành động mà quản lý muốn nhân viên cải thiện hoặc phát huy. Việc nói thẳng có thể sẽ gây tổn thương đến nhân viên nếu mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới không tốt. Trong trường hợp không thể feeback một cách thẳng thắng, bạn có thể sử dụng công thức phản hồi Hamburger để có lời phản hồi khéo léo hơn.
Nếu muốn phê bình nhân viên, bạn nên chọn không gian chỉ có hai người. Vì AID phản hồi thẳng thắng, nếu bạn nói ở chốn đông người, nhân viên có thể cảm thấy mất mặt và không được tôn trọng. Họ sẽ mất động lực làm việc và có thể chống đối trong thời gian tới.
Nên dùng từ ngữ khéo léo để phản hồi nhân viên. Tâm lý của người nhận phản hồi là sẽ đón nhận sự phê bình từ cấp trên. Tuy nhiên, nếu sử dụng nhiều từ ngữ nặng gây sát thương sẽ khiến nhân viên mất động lực. Lâu dần họ sẽ rời bỏ tổ chức vì không muốn làm việc với một quản lý suốt ngày chỉ biết chê trách.
Tạm kết về phản hồi trong công việc với AID
Phản hồi trong công việc cần sự khéo léo và chân thành để nhân viên dễ dàng đón nhận. Để việc phản hồi trở nên hiệu quả, nhà quản lý cần luyện tập thường xuyên đến khi thuần thục. Hy vọng những liệt kê trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về kỹ thuật phản hồi trong công việc. Đồng thời có thêm nền tảng để thực hiện feedback nhân viên hiệu quả.
Bài viết thuộc chuỗi Tips huấn luyện. Theo dõi Coaching Skills để cập nhật thêm các bài viết mới nhất về chủ đề này nhé!