Brainstorming – Động não là hoạt động thường thấy trong các cuộc họp nội bộ ở doanh nghiệp nhằm khởi tạo những ý tưởng mới cho các hoạt động tiếp theo của tổ chức. Thuật ngữ “Brainstorming” được phổ biến rộng rãi bởi Alex Faickney Osborn trong cuốn “Trí tưởng tượng ứng dụng” năm 1953.
Trước đây, trong các cuộc họp bàn, các ý kiến mà các thành viên đề ra thường bị tác động lẫn nhau. Điều này dẫn đến tình trạng các cá nhân trong nhóm có xu hướng đồng tình với những ý tưởng được ủng hộ bởi số đông hoặc ý kiến từ chuyên gia. Cái gọi là “tư duy nhóm” này làm suy yếu tư duy phản biện, tính sáng tạo của nhóm cũng như chất lượng quyết định. Vì vậy, khoa học quản lý đã đưa ra các phương pháp nhằm đảm bảo chất lượng cũng như tính sáng tạo của quyết định nhóm và Brainstorming là một trong số đó.
Nội dung bài viết:
Giá trị Brainstorming mang lại cho tổ chức
Brainstorming giúp xây dựng sự gắn kết, trung thành và nhiệt huyết của các nhân viên đối với tổ chức của họ. Tham gia vào các buổi họp này sẽ kích thích và phát huy sự sáng tạo của các thành viên trong nhóm cũng như xây dựng lòng tự trọng khi mọi người đều được yêu cầu tham gia và đóng góp ý tưởng của bản thân.
Với Brainstorming, tổ chức có thể tạo ra một môi trường hợp tác và làm việc theo nhóm hiệu quả hơn. Các nhân viên được khuyến khích trao đổi cởi mở với nhau dựa trên cơ sở là tôn trọng ý kiến của nhau. Phần thưởng quan trọng nhất là nhóm sẽ thu thập được rất nhiều ý tưởng hay và đôi khi là những ý tưởng làm thay đổi hướng đi của doanh nghiệp.
5 bước tiến hành Brainstorming hiệu quả:
Bước 1: Phân vai trò cho buổi họp
Để chuẩn bị cho buổi họp Động não, việc phân định rõ nhiệm vụ của mỗi cá nhân sẽ giúp quá trình họp sau đó diễn ra suôn sẻ hơn. Ngoài những thành viên có vai trò đóng góp những ý tưởng mới, nhóm cần có một người trưởng nhóm để điều khiển cuộc họp trong trường hợp nhóm họp không có sự góp mặt của người quản lý. Bên cạnh đó, nhóm cũng cần chọn ra một thư ký có trách nhiệm ghi lại các ý kiến đóng góp trong suốt buổi suốt buổi họp.
Bước 2: Xác định chủ đề cần Brainstorming
Khi bắt đầu buổi họp, điều đầu tiên nhóm cần làm là xác định chủ đề chính cần động não. Hãy đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều nắm rõ đề tài sẽ được tìm hiểu sau đó. Nhờ vậy, những ý tưởng được đưa ra sau đó sẽ bám sát hơn vào vấn đề trọng tâm.
Bước 3: Thiết lập các “luật chơi”
Sau khi tất cả đã hiểu thấu đáo chủ đề của buổi họp, giờ là lúc trưởng nhóm sẽ phổ biến luật lệ trong quá trình tham gia “trò chơi”. Cụ thể, không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình hoặc thêm bớt vào ý kiến hay giải đáp của thành viên khác. Bên cạnh đó, mọi người cần hiểu rằng, trong quá trình Động não, không có câu trả lời nào là sai và tất cả, trừ khi bị trùng lặp với ý kiến trước đó, đều sẽ được thu thập và ghi lại. Cuối cùng, nhóm cần vạch ra thời lượng của buổi họp và cam kết phải đạt được mục đích ban đầu trong thời gian quy định.
Bước 4: Bắt đầu động não
Bước vào giai đoạn động não, người lãnh đạo sẽ chỉ định hoặc lựa chọn từng thành viên chia sẻ về ý tưởng của mình cho vấn đề đặt ra (có thể chỉ là một ý niệm thô sơ, rời rạc). Người thư ký sẽ phải viết xuống mọi câu trả lời của các thành viên hoặc ghi lên trên các công cụ trực quan (ví dụ trên bảng) cho mọi người cùng thấy. Trong quá trình này, trưởng nhóm cần kiểm soát sao cho không có một đánh giá hay bình luận nào được nên ra hướng về các ý tưởng của các thành viên cho đến khi quá trình động não kết thúc.
Bước 5: Đánh giá các ý tưởng
Khi giai đoạn Brainstorming kết thúc, giờ là lúc cả nhóm cùng nhau xem lại và bắt đầu quá trình đánh giá các câu trả lời. Để ra được một ý tưởng hoàn thiện, nhóm sẽ lần lượt thu gọn những ý tưởng trùng nhau và gộp các câu trả lời có sự tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lý. Sau đó hãy xem xét để loại ra những ý kiến không thích hợp cho vấn đề nêu ra. Cuối cùng, sau khi đã lọc ra được một danh sách rút gọn các ý tưởng tiềm năng nhất, cả nhóm sẽ tranh luận thêm để có được một đáp án tối ưu nhất.
Lời cuối:
Khi được điều phối tốt, các cuộc họp Brainstorming có thể giúp công ty tìm ra các giải pháp triệt để cho các vấn đề gặp phải. Hoạt động này cũng khuyến khích mọi người cam kết với tiến trình triển khai giải pháp sau đó vì họ đã cung cấp đầu vào và đóng vai trò không nhỏ trong việc phát triển chúng.
