Huấn luyện nhân viên là một trong những hoạt động quan trọng nhất của các nhà quản lý, giúp nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của đội ngũ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách huấn luyện đội ngũ nhân viên một cách hiệu quả và khoa học.
Dưới đây là 7 lời khuyên sẽ giúp bạn huấn luyện một cách hiệu quả hơn.
Nội dung bài viết:
Đặt câu hỏi SMART
Đặt câu hỏi luôn là kỹ năng quan trọng nhất mà mọi nhà quản lý cần phải có khi huấn luyện nhân viên. Đặt câu hỏi là cách đơn giản nhất để hiểu rõ hơn về tình hình, mục tiêu và các vấn đề khó khăn mà nhân viên đang gặp phải. Tuy nhiên, các quản lý cần thực hiện nhiều lần cùng với một mô hình đúng để thành thạo kỹ năng này.
Và một mô hình luôn mang lại hiệu quả cao mà các quản lý có thể áp dụng là SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-Bound). Và có một số cách để đặt câu hỏi smart là:
- Câu hỏi mở
- Câu hỏi tập trung vào mục tiêu
- Câu hỏi về khó khăn và thách thức
- Câu hỏi về ý kiến và đánh giá của học viên
Ngoài ra, các quản lý có thể tham khảo thêm những kỹ năng đặt câu hỏi trong huấn luyện khác, để có thể đưa ra câu hỏi phù hợp cho từng tình huống.
Lắng nghe hiệu quả
Lắng nghe hiệu quả/ chủ động là cách để các quản lý thể hiện sự quan tâm, tôn trọng với ý kiến và nhân viên đưa ra. Từ đó khơi gợi và khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc của mình. Đây là bước quan trọng mà các quản lý cần lưu ý khi muốn đem lại hiệu quả cho mỗi cuộc huấn luyện nhân viên.
Nhà quản lý có thể rèn dũa kỹ năng này hiệu quả với công thức LACE. Các bước tiến hành như sau:
- Listen: Chủ động lắng nghe và ghi chép nếu cần lưu ý các từ khóa mà nhân viên đề cập.
- Acknowledge: Khi nhân viên nói, quản lý sẽ sử dụng phi ngôn từ để truyền tín hiệu rằng bạn đang tập trung lắng nghe.
- Confirm: Một bước vô cùng quan trọng để chắc chắn rằng bạn đã nghe và hiểu đúng những gì nhân viên đã truyền tải
- Enquire: Bên cạnh việc nhắc lại, hãy hỏi thêm nếu bạn cảm thấy chưa nhận đầy đủ thông tin cần thiết.
Giao phó trách nhiệm
Hãy giao phó một phần trách nhiệm bằng cách phân bổ công việc hợp lý cho nhân viên để tăng cường vai trò và trách nhiệm của họ trong công việc. Đây là một phương pháp huấn luyện nhân viên hiệu quả có tên delegation
Các nhà quản lý có thể giao phó trách nhiệm với những bước sau:
- Xác định mục tiêu của công việc, hãy đảm bảo nhân viên hiểu rõ những gì họ cần làm và đâu là kết quả bạn mong muốn.
- Trao cho nhân viên quyền quyết định về cách thức, thời gian, và nguồn lực để hoàn thành công việc
- Giám sát tiến độ công việc của nhân viên để có thể kịp thời đưa ra những gợi ý và phản hồi xây dựng.
Chỉ gợi ý, không đưa giải pháp
Đây là một yếu tố quan trọng nếu muốn huấn luyện nhân viên hiệu quả. Hãy giúp nhân viên tự khám phá và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề bằng cách đặt những câu hỏi hiệu quả. Thay vì chỉ đạo họ làm theo ý của các quản lý. Điều này sẽ giúp nhân viên chủ động tư duy tìm giải pháp cho những thách thức tiếp theo.
Đặt mục tiêu trước và kết quả sau huấn luyện
Bằng cách đặt ra mục tiêu cho mỗi buổi huấn luyện nhân viên, nhà quản lý sẽ có thể đo lường hiệu quả của quá trình cũng như dễ dàng xác định những điểm cần cải thiện.
Các bước đặt mục tiêu/kết quả như sau:
- Xác định những gì bạn mong muốn nhân viên đạt được sau khi huấn luyện. Ví dụ: “mục tiêu của buổi huấn luyện hôm nay là bạn sẽ ….”, “kết quả mong muốn của buổi huấn luyện hôm nay là giúp bạn gia tăng….”
- Đo lường kết quả sau khi huấn luyện, hãy kiểm tra xem nhân viên đã đạt những mục tiêu đã đưa ra hay chưa. Ví dụ: “Tôi sẽ kiểm tra xem bạn đã có thể…. hay chưa”.
- So sánh kết quả trước và sau buổi huấn luyện để nhận biết sự khác biệt và cải thiện của nhân viên. Ví dụ” Trước huấn luyện, bạn chỉ biết sử dụng phần mềm cũ, nhưng sau hôm nay, bạn đã thành thạo phần mềm mới”…
Tận dụng mọi cơ hội để huấn luyện nhân viên
Đây là cách để quản lý giúp nhân viên học hỏi và cải thiện liên tục trong công việc. Bạn không chỉ huấn luyện nhân viên khi có kế hoạch hay lịch trình, mà còn khi có những tình huống, sự kiện hay hoạt động liên quan đến công việc.
Các bước tiến hành:
- Nhận biết và tạo ra những cơ hội để huấn luyện.
- Kết hợp việc huấn luyện với các hoạt động hàng ngày mà không gây phiền phức hay mất thời gian cho nhân viên.
- Đánh giá và phản hồi kết quả của việc huấn luyện cho nhân viên.
Thường xuyên đưa ra phản hồi xây dựng (Feedback)
Thường xuyên đưa ra phản hồi xây dựng là cách để bạn giúp nhân viên nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của mình, khen ngợi những thành tích và khắc phục những sai lầm trong công việc.
Tạm Kết
Trên đây là 07 lời khuyên để giúp các quản lý huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả. Hãy cùng theo dõi Coaching Skills để cập nhật thêm những bài viết mới nhất về chủ đề Tips Huấn Luyện nhé!
