Bạn đang cố gắng huấn luyện và kèm cặp nhân viên để cải thiện hiệu suất đội nhóm nhưng kết quả vẫn chưa thay đổi? Tình trạng bận rộn và làm việc cho nhân viên vẫn tiếp tục xảy ra? Đâu là yếu tố hỗ trợ cho quá trình huấn luyện và kèm cặp nhân viên diễn ra hiệu quả hơn?
Bài viết này cung cấp đến bạn 04 lưu ý quan trọng trong huấn luyện dành cho nhà quản lý. Nội dung được trích trong chương trình đào tạo Coaching Skills For Manager.
Nội dung bài viết:
Tại sao nhà quản lý phải trau dồi kỹ năng hỗ trợ để huấn luyện tốt hơn ?
Tất cả chúng ta đều hiểu lợi ích của việc huấn luyện và kèm cặp nhân viên trong công việc. Tuy nhiên đa số các nhà quản lý đều làm theo cách truyền đạt kinh nghiệm cá nhân hoặc “dạy việc”. Những hoạt động này không hề mang lại kết quả, bằng chứng là kết quả đội nhóm của bạn không hề được cải thiện.
Huấn luyện cũng như mọi kỹ năng khác, nó cần được rèn dũa. 04 lưu ý dưới đây sẽ là gợi ý tuyệt vời dành cho nhà quản lý để có thể trở thành nhà huấn luyện xuất sắc trong tương lai.
1. Hãy dẫn dắt buổi huấn luyện bằng câu hỏi
Trong quá trình huấn luyện, nhân viên sẽ là người tự tìm ra “đáp án” để cải thiện công việc của mình. Nhà quản lý lúc này đóng vai trò là người dẫn dắt nhân viên, bằng cách đưa ra các “manh mối” giúp dẫn dắt và điều phối buổi huấn luyện diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Bạn có thể dẫn dắt, điều phối theo trình tự các bước sau: Đầu tiên, bạn đưa ra câu hỏi mở, sau đó dừng lại để nhân viên suy nghĩ và trả lời. Tiếp theo bạn hãy hỏi lại câu hỏi khác có cùng nội dung nếu nhân viên chưa trả lời được. Lúc này hãy đợi câu trả lời từ phía nhân viên. Cuối cùng, bạn đưa ra câu hỏi đóng để thu được ý kiến chính xác và tối ưu nhất đối với chủ đề huấn luyện.
2. Luôn chọn đúng câu hỏi trong huấn luyện và kèm cặp nhân viên
Huấn luyện nhân viên là chu trình nhà quản lý hỏi và nhân viên trả lời. Đặt câu hỏi giúp nhà quản lý xác nhận thông tin, kiểm tra mức độ hiểu biết của nhân viên, và khai thác các thông tin theo chiều sâu.
Tips để thực hiện tốt việc đặt câu hỏi, bạn cần thay thế “tại sao” bằng “điều gì”. Cụ thể, thông thường bạn hay hỏi nhân viên là “tại sao em lại làm ABC”, nhân viên sẽ phòng bị và khó có thể đưa ra được câu trả lời chính xác. Bạn hãy đổi thành “Điều gì khiến em làm ABC”. Trong quá trình đặt câu hỏi, bạn cũng nên lưu ý chừa ra một khoảng lặng để nhân viên có thể suy nghĩ và trả lời thấu đáo.
3. Lắng nghe chân thành
Nhiều người lầm tưởng rằng việc huấn luyện là người quản lý liên tục nói và người nhân viên chỉ làm theo, đây là việc “dạy”, không phải “huấn luyện”. Trong thực tế, huấn luyện là việc tương tác giữa hai người, và nhà quản lý cũng cần phải lắng nghe nhân viên.
Hãy thử áp dụng 4 bước sau để có thể lắng nghe tích cực với LACE. Cụ thể : Listen – Tập trung lắng nghe và ghi nhận thông tin từ nhân viên, Acknowledge – Xác nhận thông tin với nhân viên bằng ánh mắt, miệng và gật đầu, Confirm – Xác nhận lại thông tin. Và cuối cùng là Enquire – Hỏi thêm thông tin từ nhân viên.
4. Giúp nhân viên tăng động lực bằng phản hồi tích cực
Trong huấn luyện, việc phản hồi đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Phản hồi đúng cách không chỉ khiến nhân viên cảm thấy được ghi nhận mà còn là động lực để họ cố gắng hơn trong thời gian tới.
Hãy đảm bảo 4 yếu tố này khi phản hồi nhân viên. Được viết tắt bằng FAST, gồm :
- Frequent – Thường xuyên: Phản hồi ngay khi kết quả vừa được thực hiện/vấn đề vừa xảy ra. Bạn cũng cần đảm bảo việc phản hồi được diễn ra định kỳ.
- Accurate – Chính xác: Nội dung phản hồi cần liên quan trực tiếp đến việc phát triển kỹ năng của nhân viên. Tránh việc phản hồi về các công việc không liên quan, ngoài lề của chủ đề huấn luyện.
- Specific – Cụ thể: Hãy tập trung vào những chi tiết cụ thể. Hãy phản hồi càng cụ thể càng tốt, đừng chỉ khen nhân viên làm tốt, mà hãy nêu cụ thể nhân viên làm tốt ở điểm nào.
- Timely – Kịp thời: Bạn không thể đưa ra phản hồi về một vấn đề đã xảy ra vào tháng trước hay quý trước, hãy phản hồi đúng thời điểm.
Có thể bạn quan tâm: Hamburger – Công thức phản hồi nhân viên hiệu quả
Tạm kết về huấn luyện và kèm cặp nhân viên
Trên đây là 04 kỹ năng quan trọng trong huấn luyện mà nhà quản lý có thể áp dụng ngay vào công việc của mình. Nội dung được chia sẻ tại khoá Coaching Skills For Manager do VMP Academy tổ chức.
