04 BƯỚC GIÚP QUẢN LÝ HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ – VMP COACHING

Huấn luyện đúng cách giúp nâng cao năng lực và động lực của người nhân viên, kết quả cũng được thay đổi theo chiều hướng tích cực. Ở bài viết này, VMP sẽ gửi đến bạn mô hình giúp huấn luyện nhân viên hiệu quả mang tên “VMP Coaching”.

Đây cũng là nội dung mà Trainer Phan Hữu Lộc chia sẻ cùng các Quản lý cấp cao tại khoá Coaching Skill For Manager dành riêng cho Guardian ngày 04, 05/11/2021.

VMP Coaching là gì?

VMP Coaching là chu trình 4 bước giúp nhà quản lý huấn luyện và kèm cặp nhân viên hiệu quả.

VMP Coaching là chu trình 4 bước giúp nhà quản lý huấn luyện và kèm cặp nhân viên hiệu quả: Verify Situation – Xác định tình trạng của nhân viên; Methods – Phân loại và chọn phương pháp huấn luyện phù hợp; Planning a Coaching – Lên kế hoạch huấn luyện nhân viên, ​​Coaching – Thực hiện huấn luyện.

Ở mỗi bước của VMP Coaching đều có phương pháp riêng để thực hiện, cụ thể:

Bước 1: Verify Situation – Xác định năng lực và động lực hiện tại của nhân viên

Nhà quản lý cần xác định năng lực và động lực hiện tại của nhân viên bằng mô hình ASK

Để bắt đầu quá trình huấn luyện, đầu tiên nhà quản lý cần xác định năng lực và động lực hiện tại của nhân viên bằng mô hình ASK, viết tắt của Attitude, Skills, Knowledge. Dựa vào ASK, người quản lý xác định nhân viên đang bị thiếu thái độ, kỹ năng hoặc kiến thức để chọn lựa phương pháp huấn luyện nhân viên cho phù hợp.

Để hiệu quả, đầu tiên nhà quản lý cần xem xét thái độ của nhân viên. Nếu nhân viên có thái độ cầu tiến, muốn thay đổi, việc huấn luyện sẽ diễn ra dễ dàng hơn. Ngược lại, nếu nhân viên có thái độ chống đối, nhà quản lý nên xem xét một thời gian và tạm thời chưa thực hiện công tác huấn luyện, kèm cặp. Vì lúc này nhân viên đã “đóng nút chai” của mình lại và không tiếp nhận bất cứ ý kiến đóng góp nào từ nhà quản lý, nếu vẫn tiến hành huấn luyện sẽ không mang lại kết quả.

Bước 2: Methods – Chọn ra phương pháp huấn luyện nhân viên 

Để có thể chọn ra phương pháp huấn luyện nhân viên phù hợp, nhà quản lý cần “phân loại” nhân viên. Công cụ giúp nhà quản lý làm tốt được việc này là tứ đồ lãnh đạo.

Tứ đồ lãnh đạo là mô hình giúp nhà quản lý phân loại nhân viên hiệu quả.

Theo tứ đồ lãnh đạo, nhân viên được phân loại thành 04 loại sau đây:

  • Nhân viên có năng lực và động lực thấp, nhà quản lý áp dụng phong cách huấn luyện chỉ đạo. Vì trong trường hợp này, cả thái độ và năng lực của nhân viên không có, việc huấn luyện sẽ diễn ra khó khăn. Nhà quản lý cần chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể chi tiết các công việc để nhân viên có thể nắm và làm theo. Nhà quản lý nên lưu ý chỉ đạo trên tinh thần xây dựng để nhân viên làm được, để dần dần tăng động lực làm việc và chuyển sang dạng số 2 là nhân viên có năng lực thấp và động lực cao. 
  • Nhân viên có năng lực thấp và động lực cao, nhà quản lý áp dụng phong cách huấn luyện đồng hành cùng nhân viên. Trong trường hợp này, nhân viên luôn trong tư thế sẵn sàng học hỏi mọi thứ, nhà quản lý cần đồng hành để chỉ cho nhân viên của mình phương pháp đúng để thực hiện công việc. 
  • Nhân viên có năng lực cao và động lực thấp, nhà quản lý áp dụng phong cách huấn luyện hỗ trợ. Dạng nhân viên này thường thấy trong tổ chức là họ có năng lực làm việc nhưng không muốn làm. Lúc này nhà quản lý đóng một vai trò là một người hỗ trợ mỗi khi họ gặp khó khăn trong công việc, để nhân viên có cảm giác rằng mình luôn được sếp quan tâm và hỗ trợ kịp thời, từ đó nâng cao động lực làm việc và chuyển dần sang dạng nhân viên có năng lực và động lực cao.
  • Nhân viên có năng lực và động lực cao, nhà quản lý huấn luyện bằng cách trao quyền nhiều hơn cho nhân viên của mình. Đối với một nhân viên giỏi và động lực làm việc cao, họ luôn muốn được làm nhiều hơn và cống hiến nhiều hơn cho công ty. Nhà quản lý tạo cơ hội bằng cách trao quyền, qua đó huấn luyện trên các công việc ở mức độ khó hơn.

Bước 3: Planning a Coaching – Lên kế hoạch huấn luyện nhân viên hiệu quả

Sau khi đã phân loại nhân viên và chọn được phương pháp huấn luyện phù hợp, nhà quản lý cần lên kế hoạch để huấn luyện nhân viên của mình. Lưu ý rằng việc huấn luyện nhân viên cần được thực hiện định kỳ thay vì một chương trình đào tạo hoặc dự án.

Công cụ để giúp nhà quản lý có được một kế hoạch chi tiết, cụ thể là nhờ vào công cụ 5W1H. Đây là công cụ khá quen thuộc đối với người quản lý, 5W1H là viết tắt của Who – What – Why – Where – When – How và thường được biểu diễn dưới dạng bảng.

5W1H là công cụ giúp nhà quản lý lên kế hoạch huấn luyện nhân viên hiệu quả.

Một mẹo nhỏ để người quản lý có thể xây dựng được kế hoạch nhanh bằng 5W1H là điền theo cột thay vì theo hàng. Ở cột đầu tiên, nhà quản lý liệt kê tất cả các nhân viên cần được huấn luyện để tránh bỏ sót bất kỳ ai, sau đó mới điền các thông tin theo hàng. 

Bước 4: Coaching – Thực hiện huấn luyện nhân viên

Tương ứng với mỗi loại nhân viên, nhà quản lý lựa chọn phương pháp huấn luyện phù hợp.

Nhân viên có năng lực và động lực thấp

Nhà quản lý sử dụng phương pháp chỉ dẫn trên công việc ORDER, với O – Objective, R – Readiness, D – Direction, E – Execute, R – Review. 

Nhà quản lý sử dụng ORDER theo các bước sau:

  • Bước 1: Nêu ra mục tiêu mà nhân viên cần đạt được theo ngày (mục tiêu này cần đảm bảo theo SMART).
  • Bước 2: Xác nhận rằng nhân viên đã sẵn sàng làm công việc này chưa.
  • Bước 3: Nhà quản lý đưa ra hướng dẫn để nhân viên làm việc (hướng dẫn nên cụ thể theo từng bước để nhân viên dễ hình dùng).
  • Bước 4: Để nhân viên thực hiện công việc.
  • Bước 5: Xem lại kết quả công việc có đạt được mục tiêu ban đầu hay không. Nếu chưa đạt, nhà quản lý tiếp tục hướng dẫn để nhân viên làm việc tốt hơn. 

Nhân viên có năng lực thấp và động lực cao

Đối với nhóm nhân viên này, nhà quản lý áp dụng P.EDIC để huấn luyện trên công việc (On the job training). Nhà quản lý sử dụng P.EDIC theo các bước sau:

  • Bước 1: Purpose: Nêu ra mục tiêu mà nhân viên cần đạt được.
  • Bước 2: Explain: Giải thích với nhân viên tại sao phải làm công việc này.
  • Bước 3: Demonstrate: Làm mẫu và minh hoạ các bước thực hiện công việc cho nhân viên để họ hình dung được cách làm đúng.
  • Bước 4: Implement: Để cho nhân viên thực hành và vận dụng các bước đã được hướng dẫn, làm mẫu trước đó.
  • Bước 5: Consolidate: Đánh giá hiệu quả công việc và đúc kết điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Qua đó nhân viên biết được mình cần cải thiện điều gì để làm tốt hơn trong tương lai.

Nhân viên có năng lực cao và động lực thấp

Nhà quản lý sử dụng phương pháp PRODA để giúp hỗ trợ giải quyết vấn đề cho nhóm nhân viên này. Nhà quản lý thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Problem – Xác định vấn đề cần hỗ trợ.
  • Bước 2: Root cause – Tìm hiểu nguyên nhân chính gây nên khó khăn trong công việc.
  • Bước 3: Options – Những giải pháp/ phương án lựa chọn giải quyết.
  • Bước 4: Action plan – Nhà quản lý hỗ trợ nhân viên lên kế hoạch hành động.

Nhân viên có năng lực và động lực cao

Đối với nhóm nhân viên này, nhà quản lý sử dụng phương pháp trao quyền và phát triển T-GROW với các bước như sau:

  • Bước 1: Topic – Xác định chủ đề huấn luyện.
  • Bước 2: Goal – Thiết lập các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn cho nhân viên.
  • Bước 3: Reality – Hiểu được vị trí của nhân viên đang ở đâu trong mối quan hệ với mục tiêu của họ?
  • Bước 4: Option – Đưa ra các gợi ý về phương án thực hiện để nhân viên lựa chọn.
  • Bước 5: What’s next – Thống nhất các bước hành động tiếp theo.

Tạm kết về huấn luyện nhân viên hiệu quả

Trên đây là 04 bước giúp nhà quản lý huấn luyện nhân viên hiệu quả. Nội dung được chia sẻ tại khoá Coaching Skills For Manager ngày 04, 05/11/2021 dành riêng cho Guardian.

Chuỗi cửa hàng bán lẻ hàng đầu châu Á về chuỗi cửa hàng sức khỏe và sắc đẹp, cửa hàng tiện lợi, siêu thị và đại siêu thị Guardian thuộc tập đoàn Dairy Farm, có mặt tại Việt Nam vào năm 2011. VMP hân hạnh đồng hành cùng Guardian trong dự án đào tạo lần này.

Share via
Copy link
Powered by Social Snap