Là quản lý và bạn hiểu huấn luyện sẽ mang lại lợi ích to lớn, nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu. Bạn chưa biết cách sắp xếp trình tự các bước để huấn luyện hiệu quả. Bạn cảm thấy tốn thời gian và khó khăn khi phải huấn luyện nhân viên. Do đó, bạn hay phớt lờ hoặc gạt bỏ công việc này qua một bên. Hậu quả là bạn luôn phải ôm đồm nhiều việc, trong khi nhân viên không phát triển, kết quả đội nhóm cũng vì thế mà giảm sút.
Đừng lo! Tại bài viết này, VMP sẽ cung cấp đến bạn chu trình 05 bước huấn luyện phát triển nhân viên hiệu quả. Khám phá ngay!
Nội dung bài viết:
1. Xác định mục tiêu huấn luyện
Mục tiêu huấn luyện là thứ tiên quyết và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó giúp nhà quản lý có được cơ sở để thực hiện các bước sau của chu trình huấn luyện. Bước này cần được làm kỹ, vì nếu đặt mục tiêu sai, nhà quản lý và nhân viên phải trả giá bằng thời gian, công sức và tiền bạc mà không thu lại được kết quả như ý.
Trước khi bước vào cuộc huấn luyện, nhà quản lý nên xác định mục tiêu cần đạt được sau huấn luyện là gì. Mục tiêu này cần đảm bảo SMART: Specific – Rõ ràng, cụ thể; Measurable – Đo lường được; Achievable – Khả thi, thực hiện được; Relevant – Liên quan đến công việc; Time-Bound – Thời hạn hợp lý.
Mục tiêu được đặt ra dựa trên 03 yếu tố gốc rễ: Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, xu hướng thị trường và nhu cầu phát triển của nhân viên. Mục tiêu huấn luyện cần thỏa mãn cả ba yếu tố này mới được coi là một mục tiêu hiệu quả.
2. Đánh giá năng lực và nhu cầu huấn luyện của nhân viên
Ngay sau khi có được mục tiêu huấn luyện, nhà quản lý cần thực hiện đánh giá năng lực và khảo sát nhu cầu huấn luyện của nhân viên. Theo đó, đánh giá năng lực để xác định GAP giữa level hiện tại của nhân viên so với mục tiêu đề ra. Nhằm biết chính xác nhân viên cần được cải thiện ở kỹ năng nào. Xác định nhu cầu để biết được mong muốn và thái độ của nhân viên đối với cuộc huấn luyện sắp tới.
Nhà quản lý có thể sử dụng mô hình ASK hoặc mô hình Skills Will để xác định năng lực và động lực của nhân viên. Mô hình ASK giúp quản lý xác định thông qua 03 yếu tố là Attitude (thái độ), Skills (kỹ năng), Knowledge (kiến thức). Mô hình Skills Will phân chia nhân viên thành 04 nhóm, tương ứng với: Năng lực và động lực cao; năng – động lực thấp; năng lực cao động lực thấp và năng lực thấp động lực cao.
Ngoài ra, bạn cần đảm bảo nhân viên sẵn lòng tham dự vào huấn luyện. Sẽ rất khó để “rót” kiến thức vào một cái chai bị đóng chặt nút, đúng chứ? Việc nhân viên sẵn sàng sẽ giúp cho tiến trình huấn luyện trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Và văn hóa học tập chủ động là bí quyết giúp quản lý tạo thói quen học tập cho nhân viên. Đồng thời giúp họ luôn trong tâm thế sẵn sàng tham dự khóa đào tạo hay huấn luyện bất kì.
3. Lên kế hoạch huấn luyện
Sau khi đã có được mục tiêu và xác định xong năng – động lực nhân viên, bạn tiến hành lên kế hoạch huấn luyện. Có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc, theo sát tiến trình huấn luyện và đưa ra những điều chỉnh thích hợp khi thực hiện huấn luyện.
Để lên kế hoạch huấn luyện tổng quan, bạn cần liệt kê tất cả các công việc cần làm theo to do list. Tiếp đó, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên bằng ma trận thời gian Covey. Cuối cùng là trình bày kế hoạch huấn luyện theo 5W1H hoặc sơ đồ Gantt.
Kế hoạch huấn luyện nên được chia theo từng giai đoạn. Để khi hoàn tất một giai đoạn, nhà quản lý và nhân viên có cơ hội đúc kết, đánh giá và đưa ra các điều chỉnh phù hợp, nhằm cải thiện chất lượng huấn luyện cho giai đoạn tiếp theo.
4. Thực hiện huấn luyện
Khi đã có sẵn mọi thứ, giờ là lúc thực hiện. Nhà quản lý dành thời gian thực hiện huấn luyện theo kế hoạch đã đề ra. Lưu ý rằng, bạn cũng phải đảm bảo nhân viên có đủ thời gian để tham dự vào các buổi huấn luyện mà không ảnh hưởng đến công việc hiện tại.
Có nhiều phương pháp huấn luyện nhân viên hiệu quả như: Phương pháp huấn luyện nhân viên mới EDIC, phương pháp huấn luyện gia tăng năng lực giải quyết vấn đề PRODA, phương pháp huấn luyện định hướng giải pháp GROW,…
Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần trau dồi một kỹ năng sau để huấn luyện nhân viên hiệu quả hơn: Kỹ năng mở đầu và thiết lập sự hợp tác, kỹ năng đặt câu hỏi, kỹ năng lắng nghe trọn vẹn, kỹ năng phản hồi, kỹ năng khen ngợi và ghi nhận…
5. Đánh giá và đo lường hiệu quả huấn luyện
Cuối cùng, sau khi thực hiện huấn luyện, nhà quản lý cần dành thời gian để đánh giá và đo lường hiệu quả của huấn luyện. Cụ thể, so sánh giữa kết quả đạt được và mục tiêu đề ra ban đầu ở bước một. Nếu đạt, cần làm gì tiếp theo. Nếu chưa đạt, cần đưa ra hướng giải quyết như thế nào. Quá trình đánh giá và đo lường nên có sự tham gia của cả nhân viên, để họ thấy được sự thay đổi của bản thân sau quá trình huấn luyện.
Nhà quản lý có thể sử dụng mô hình Kirkpatrick để đo lường hiệu quả huấn luyện thông qua 04 cấp độ, tương ứng với: Phản ứng (Reaction); học tập (Learning); hành vi (Behavior); kết quả (Results). Tương ứng với mỗi cấp độ, có 04 công cụ để nhà quản lý đo lường, đó là: Level 1 – Survey Tool; Level 2 – Quiz Tool; Level 3 – 360° Feedback Tool; Level 4 – KPI.
Việc đánh giá, đo lường hiệu quả huấn luyện nên được thực hiện thường xuyên. Nhà quản lý cũng nên lưu ý sử dụng các cách phản hồi tạo động lực để giúp nhân viên duy trì “lửa” để thực hiện huấn luyện trong tương lai. 05 bước này nên được thực hiện lặp lại liên tục để cho ra hiệu quả huấn luyện tốt nhất.
Tạm kết về chu trình 5 bước huấn luyện phát triển nhân viên
Trên đây là chu trình 05 bước huấn luyện phát triển nhân viên. Hy vọng rằng bài viết này giúp ích được đến công việc của bạn. Đừng quên follow Coaching Skills để cập nhật các bài viết mới nhất về chủ đề này nhé!
