Trong quá trình tương tác làm việc, nhà quản lý thường xuyên phải phản hồi cho nhân viên về kết quả công việc. Tuy nhiên, bạn có biết rằng phản hồi đúng cách cũng giúp tạo động lực cho nhân viên?
Bài viết này sẽ cung cấp đến bạn 04 công thức phản hồi giúp tạo động lực, bao gồm FAST, Hamburger, AID và KFDB. Xem bài viết để khám phá ngay!
Nội dung được trích từ khoá Coaching Skills For Manager thuộc bản quyền của VMP Academy.
Nội dung bài viết:
FAST – Phản hồi nhanh chóng và chính xác
Fast có nghĩa là “nhanh” và “kịp thời”. Phản hồi cũng vậy, bạn cần đưa ra lời hồi đáp với kết quả công việc của nhân viên một cách nhanh chóng và đúng lúc mới mang lại kết quả tối ưu. FAST là viết tắt của:
Frequent – Thường xuyên: Hãy phản hồi nhân viên một cách thường xuyên để chắc chắn rằng lời phản hồi của bạn diễn ra ngay khi vấn đề vừa mới xuất hiện/ kết quả công việc vừa mới xảy ra.
Accurate – Chính xác: Phản hồi sẽ không mang lại hiệu quả nếu nó không liên quan trực tiếp đến vấn đề đang nói tới. Hãy chắc chắn rằng nội dung phản hồi của bạn có mối liên quan chặt chẽ tới vấn đề mà bạn muốn nhân viên cải thiện, đừng nói vòng vo vì nhân viên sẽ không hiểu được bạn muốn ám chỉ điều gì đâu!
Specific – cụ thể: Những phản hồi chung chung như: “em làm tốt lắm”, “em làm như vậy là không được”… sẽ khiến nhân viên của bạn rơi vào trạng thái “hoang mang” vì không biết mình làm tốt hay chưa tốt ở điểm nào. Hãy đưa ra một phản hồi cụ thể vào chi tiết để nhân viên có thể nắm bắt thông tin. Ví dụ: Thay vì em làm tốt lắm, bạn hãy nói em làm bảng kế hoạch này rất tốt, các thông tin nhìn trực quan và dễ hiểu, lần sau tiếp tục phát huy nhé!
Timely – Kịp thời: Hãy đưa ra lời phản hồi ngay khi chủ đề còn “nóng hổi”. Bạn không thể đợi 1 tháng sau mới khen nhân viên khi họ đã làm tốt công việc ở tháng này. Hoặc bạn không thể đợi 2, 3 ngày sau mới feedback về lỗi sai của nhân viên. Hãy đưa ra phản hồi ngay lập tức khi vấn đề còn liên quan, để neo lại cảm xúc hoặc nhắc nhở nhân viên kịp thời bạn nhé.
Hamburger – Phản hồi xây dựng
Hamburger là nguyên tắc phản hồi giúp nhà quản lý nhắc nhở khéo léo về những điểm chưa tốt của nhân viên. Nguyên tắc này khiến người nghe dễ dàng tiếp nhận thông tin và có xu hướng chấp nhận thay đổi. Có 04 bước để áp dụng Hamburger:
Bước 1: Ghi nhận, khen ngợi những gì nhân viên làm tốt
Đây là cách để bạn có thể nhanh chóng chiếm lấy sự đồng cảm, đồng tình của nhân viên. Hãy khen một cách chân thành nhất có thể, bởi càng chân thành, nhân viên càng tin tưởng và sẽ dễ tiếp nhận những lời nhận xét ở phía sau.
Bước 2: Khéo léo đi vào vấn đề nhắc nhở về những việc nhân viên chưa làm tốt
Lưu ý khi chuyển từ “khen” sang “chê” là đừng dùng chữ “nhưng” làm cầu nối. Bạn biết đấy, cho dù bạn khen và công nhận nhân viên nhiều cỡ nào, sau chữ “nhưng” mọi nỗ lực này đều bị phủ nhận. Thay vào đó hãy dùng “và để tốt hơn”, “thêm nữa là”…
Bước 3: Gợi ý hướng giải quyết vấn đề cho nhân viên
Khi đã khéo léo nhắc nhở nhân viên về những điều chưa tốt, để đập tan không khí hơi căng thẳng, lúc này bạn nên giúp nhân viên tìm ra hướng để giải quyết vấn đề của mình. Bạn có thể đưa ra một vài gợi ý giúp nhân viên trong giai đoạn này.
Lưu ý quan trọng khi dùng công thức Hamburger là thái độ của người quản lý đối với nhân viên. Bạn càng chan hoà và dịu dàng, Hamburger càng phát huy công năng của nó và ngược lại.
AID – Phản hồi điều chỉnh và động viên
Bạn có thể sử dụng nguyên tắc phản hồi này để chấn chỉnh ngay một hành vi chưa tốt của nhân viên và đưa ra mong đợi về sự thay đổi của nhân viên. AID là viết tắt của Action, Impact và Desire. Theo đó:
Action: Bạn nêu ra tên của một hành động cụ thể mà bạn muốn nhân viên sửa đổi. Ví dụ: Đi làm trễ, trễ deadline, nói chuyện với khách hàng lớn tiếng,…
Impact: Tiếp theo, bạn cần nêu ra những tác động của hành động sai phạm đến cá nhân, đội nhóm và tổ chức. Việc này nhằm mục đích tác động trực tiếp đến tâm lý của nhân viên để họ sửa đổi.
Desire: Cuối cùng, hãy nêu ra mong đợi của bạn đối với người nhân viên, bạn mong muốn họ sửa chữa điều gì, hãy nói ra.
Nhà quản lý có thể áp dụng AID như sau: Anh/chị thấy là suốt một tuần vừa qua em trễ deadline hơi nhiều, và việc này ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của team mình. Các bạn đều phải đợi em mới có thể hoàn thành công việc của mình. Và anh/chị mong muốn là em sẽ cải thiện được việc này trong tuần tới.
KFDB – Phản hồi tác động lý trí và cảm xúc
Nguyên tắc phản hồi KFDB là nguyên tắc giúp nhà quản lý bày tỏ mong muốn nhân viên của mình tiếp tục phát huy một kỹ năng/công việc làm tốt nào đó. KFDB là viết tắt của Know, Feel, Do, Believe. Cụ thể:
Know – Khi mà tôi biết về…: Đầu tiên của lời phản hồi, bạn nêu ra tên của hành vi/công việc mà bạn muốn nhân viên tiếp tục làm nó.
Feel – Tôi cảm thấy thế nào về…: Lúc này, bạn hãy nêu cảm giác của cá nhân khi thấy nhân viên làm công việc đó.
Do – Hãy tiếp tục làm…: Bạn hãy đưa ra lời đề nghị/động viên để nhân viên tiếp tục làm công việc đó trong tương lai.
Believe – Tôi tin rằng…: Hãy thể hiện niềm tin của bạn vào nhân viên. Hãy cho nhân viên thấy rằng nếu họ tiếp tục làm công việc đó, họ sẽ tốt lên như thế nào và phát triển như thế nào trong tương lai.
Ví dụ cụ thể về việc sử dụng KFDB như sau: Khi mà chị thấy em sôi nổi trong lúc trang trí cây thông Noel của công ty thì chị rất thích. Nếu em tiếp tục sự sôi nổi đó trong các hoạt động khác như trong công việc, trong lúc tham gia buổi đào tạo,… thì chị tin rằng mọi người sẽ cảm thấy thích thú như chị và chú ý đến em hơn.
Tạm kết
Trên đây là 04 công thức giúp nhà quản lý phản hồi tạo động lực cho nhân viên. Công thức là nền tảng để bạn dựa vào và để công thức biến thành của mình, không còn cách nào khác ngoài việc bạn phải chăm chỉ luyện tập và đưa nó vào thực tế công việc của riêng mình.
Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây giúp ích được đến công việc của bạn. Nội dung được trích từ khoá Coaching Skills For Manager thuộc bản quyền của VMP Academy.
