Nội dung bài viết:
Giới thiệu
Ngày nay, việc quản lý nhân viên ‘khó nhằn’ không còn chỉ là một thử thách mà còn là một cơ hội để cải thiện và phát triển môi trường làm việc tích cực. Làm thế nào để giúp những nhân viên này thay đổi hướng tích cực mà không gây thêm áp lực hay mất lòng tin? Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá các chiến lược giúp nhận diện nguyên nhân gốc rễ, áp dụng phương pháp giám sát và phản hồi hiệu quả, cũng như thực hiện kỷ luật một cách hợp lý và nhẹ nhàng.
Xác định nguyên nhân và tạo điều kiện cải thiện cho nhân viên ‘khó nhằn’
1. Đo lường hiệu suất: Chìa khóa nhận diện và giải quyết vấn đề
Để quản lý nhân viên có hiệu suất thấp hoặc thái độ kém, việc đo lường hiệu suất một cách cụ thể và chính xác là không thể thiếu. KPI (Key Performance Indicator), cùng với KRI (Key Result Indicators) và PI (Performance Indicators), tạo nên hệ thống công cụ mạnh mẽ giúp nhận diện kịp thời những vấn đề cần cải thiện và hướng tới sự phát triển bền vững của toàn bộ đội ngũ.
KPI là chỉ số trọng yếu phản ánh hiệu suất mang lại giá trị thực sự cho tổ chức, áp dụng từ cá nhân cho đến toàn bộ hệ thống. Những chỉ số này không chỉ giám sát kết quả công việc hiện tại mà còn định hướng cho các chiến lược quản lý dài hạn. Khi nhân viên không đạt được KPI, đó chính là tín hiệu cần điều chỉnh, có thể là thông qua đào tạo hoặc hỗ trợ thêm về mặt kỹ năng.
Hệ thống BSC (Balanced Scorecard) là công cụ đắc lực hỗ trợ đo lường từ bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập/phát triển. Sự đa chiều này cho phép quản lý không chỉ đánh giá hiệu suất mà còn phát hiện các vấn đề sớm. Ví dụ, nếu chỉ số liên quan đến sự hài lòng từ khách hàng hay hiệu quả nội bộ giảm, đó có thể là dấu hiệu cảnh báo về mối quan hệ nhân viên và khách hàng cần cải thiện.
Phân tích dữ liệu giúp so sánh kết quả thực tế với mục tiêu, xác định những khoảng cách cần khắc phục hay điều chỉnh chiến lược kịp thời. Lợi ích rõ nét nhất là khả năng đánh giá chính xác để khen thưởng hoặc cải tiến cơ cấu tổ chức linh hoạt hơn. Bên cạnh đó, hỗ trợ số hóa và cải thiện quy trình nội bộ, giảm chi phí và rủi ro quản lý cũng là lợi ích không thể bỏ qua từ việc áp dụng hệ thống đo lường hiệu quả.
Để triển khai thành công, yêu cầu phải có sự phối hợp chặt chẽ từ mọi cấp lãnh đạo nhằm đảm bảo tính khách quan và khả thi của mục tiêu đặt ra, gắn kết chặt chẽ với kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn lực lâu dài.
Tìm hiểu thêm về cách quản lý rủi ro dự án để nhận diện sớm vấn đề cũng giúp tối ưu hóa hoạt động tổ chức: Quản lý rủi ro dự án.
2. Chuẩn Bị Tinh Thần Đồng Hành và Phản Hồi Xây Dựng
Quản lý nhân viên ‘khó nhằn’ không chỉ dừng lại ở việc nhận diện vấn đề mà còn phụ thuộc vào cách tiếp cận khi đối thoại. Đối với các quản lý, tạo dựng một không gian đối thoại hợp tác và tích cực là nền tảng vững chắc để giải quyết các thách thức hiệu suất. Cách tiếp cận này không chỉ giúp nhân viên nhận ra điểm yếu mà còn tạo động lực để họ chủ động cải thiện.
Một trong những bước quan trọng khi chuẩn bị cho một cuộc đối thoại hiệu quả là thiết lập tinh thần đồng hành. Trước tiên, quản lý cần sử dụng các chỉ số hiệu suất chính như KPI, KRI, và PI để đánh giá khách quan hiện trạng nhân viên. Những chỉ số này mang lại cái nhìn tổng quát, từ đó chỉ ra hướng đi cụ thể để khắc phục. Khi nhân viên nhận thức được kết quả của mình thông qua con số cụ thể, họ sẽ dễ dàng chấp nhận phản hồi và đồng thời có cơ sở để thay đổi.
Bằng cách khuyến khích nhân viên phân tích chỉ số hiệu suất cá nhân, quản lý không chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin mà còn thúc đẩy họ tự phát hiện vấn đề và đề xuất giải pháp. Điều này tạo nên một văn hóa làm việc nơi mà sự phát triển cá nhân và phản hồi liên tục được khuyến khích. Thông qua đó, doanh nghiệp cũng có thể cải thiện môi trường làm việc và giảm thiểu xung đột nội bộ.
Cùng với việc đo lường, quá trình chuẩn bị tinh thần này còn đòi hỏi sự lắng nghe và khả năng đồng cảm từ phía quản lý. Một cuộc đối thoại hiệu quả bắt đầu bằng việc giải thích rõ ràng mục tiêu cải thiện và lắng nghe những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải. Điều này giúp nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng và tạo ra niềm tin vào sự hỗ trợ từ quản lý. Xây dựng niềm tin giữa quản lý và nhân viên.
Khi quản lý chuẩn bị một không gian cởi mở và hành động từ tâm thế hỗ trợ, sự phản hồi xây dựng trở nên hiệu quả hơn. Qua đó, nhân viên không chỉ vượt qua các vấn đề hiện tại mà còn phát triển dài hạn, góp phần tạo dựng một môi trường làm việc bền vững và tích cực.
Các bước xử lý hiệu quả nhân viên có hiệu suất thấp hoặc thái độ kém
1. Phản hồi và Mục tiêu: Chìa khóa cải thiện hiệu suất nhân viên
Quản lý nhân viên có hiệu suất thấp hoặc thái độ kém là một thách thức không nhỏ. Đưa ra phản hồi cụ thể và thiết lập mục tiêu rõ ràng là các yếu tố then chốt để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. Phản hồi cụ thể là cách trực tiếp để giúp nhân viên nắm rõ hành vi nào cần cải thiện, trong khi mục tiêu rõ ràng giúp họ định hướng hành động trong tương lai. Sự kết hợp giữa phản hồi và mục tiêu phát huy hiệu quả tối đa khi áp dụng nguyên tắc FAST—thường xuyên, chính xác, cụ thể, và kịp thời—đồng thời sử dụng các mô hình phản hồi như SBI để duy trì câu chuyện một cách thống nhất.
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của phản hồi là tập trung vào hành vi cụ thể thay vì nhận xét chung chung hay mang tính cá nhân. Phản hồi nên được cung cấp ngay khi sự việc xảy ra, nhằm giữ cho cảm xúc tươi mới và đảm bảo nhân viên có thể học hỏi ngay lập tức. Ví dụ, thay vì nói “Em làm không được”, nên chuyển thành “Trong báo cáo hôm qua, phần dữ liệu thiếu biểu đồ, dẫn đến khó theo dõi; lần sau thêm để rõ ràng hơn.” Điều này không chỉ chỉ ra lỗi mà còn cung cấp hướng xử lý cụ thể.
Thiết lập mục tiêu cũng không kém phần quan trọng. Mục tiêu nên rõ ràng, khả thi và cần có minh chứng hành động cụ thể để nhân viên có thể đạt được. Quá trình thiết lập mục tiêu có thể thực hiện qua bốn bước: lắng nghe, tập trung vào sự kiện, chia sẻ hành động cụ thể, và theo dõi tiến độ. Ví dụ, “Tuần sau, hoàn thành báo cáo trước thứ 4 kèm ít nhất 2 biểu đồ.” Phương pháp này giúp nhân viên hiểu rõ yêu cầu và đồng ý về mục tiêu cần đạt.
Các mô hình hỗ trợ như SANDWICH hay GROW cũng rất hữu ích trong việc kết hợp phản hồi và thiết lập mục tiêu, duy trì động lực và sự hợp tác trong đội ngũ. Thực hiện phản hồi và thiết lập mục tiêu không chỉ cải thiện hiệu suất của từng cá nhân mà còn đóng góp vào thành công chung của cả tổ chức. Tham khảo thêm tại tầm quan trọng của phản hồi và mục tiêu để biến cải thiện này thành chìa khóa nghệ thuật quản lý hiệu quả.
2. Khơi Dậy Động Lực Qua Phản Hồi Xây Dựng và Mục Tiêu Rõ Ràng
Quản lý nhân viên với hiệu suất thấp không đơn thuần là nhấn mạnh các khuyết điểm. Một trong những nghệ thuật quản lý tinh tế nằm ở khả năng lắng nghe và hỗ trợ nhân viên thông qua các phản hồi cụ thể và mục tiêu rõ ràng. Thay vì phê bình, hướng đến nâng cao động lực làm việc và khả năng cải thiện của nhân viên.
Một cách tiếp cận hiệu quả là sử dụng mô hình FAST (Frequent, Accurate, Specific, Timely), những phản hồi thường xuyên, chính xác, cụ thể và kịp thời sẽ giúp nhân viên hiểu rõ và minh bạch hơn về yêu cầu công việc. Đưa ra nhận xét ngay sau khi hành vi hoặc sự cố xảy ra giúp neo cảm xúc và khuyến khích điều chỉnh ngay lập tức. Thay vì khen chung chung như “Làm tốt lắm”, hãy cụ thể như “Bảng báo cáo vừa qua rất trực quan và rõ ràng, hãy duy trì phong độ nhé.” Điều này không chỉ giúp nhân viên nhìn nhận giá trị mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân.
Cùng với phản hồi, thiết lập mục tiêu rõ ràng là một phần không thể thiếu. Nhà quản lý cần nhắc lại mục tiêu đã đề ra, đồng thời cùng nhân viên lên kế hoạch hành động cụ thể, liên kết chặt chẽ với giá trị và mục tiêu của công ty. Một cách tiếp cận hiệu quả là dùng phương pháp SBI (Situation, Behavior, Impact): “Trong cuộc họp hôm qua, cách trình bày sáng kiến của bạn rất rõ ràng, đã giúp nhóm nhanh chóng hiểu và xử lý vấn đề”. Các cuộc đối thoại như vậy tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ khó khăn và đồng lòng tìm giải pháp.
Để tạo niềm tin và động lực bền vững, hãy lựa chọn thời điểm phù hợp: khen ngợi công khai nhưng phê bình kín đáo. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn khuyến khích nhân viên mở lòng, tạo ra môi trường làm việc tích cực và hợp tác. Khám phá sâu hơn về kỹ năng lắng nghe, điều này sẽ tăng cường khả năng kết nối và thấu hiểu trong quá trình quản lý nhân viên.
Nhờ áp dụng phương pháp phản hồi và mục tiêu này, chúng ta không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn xây dựng đội ngũ nhân viên có trách nhiệm và động lực hơn. Qua đó, giúp chuyển đổi từ “khó nhằn” thành những tài sản thực sự của tổ chức.
Áp dụng kỷ luật và tránh sai lầm trong quản lý nhân viên ‘khó nhằn’
1. Cân Bằng Kỷ Luật Hiệu Quả và Tạo Động Lực Làm Việc
Việc áp dụng kỷ luật hiệu quả trong môi trường làm việc không chỉ dừng lại ở việc xử lý vi phạm mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng kỷ cương và bảo vệ quy trình nội bộ. Khi áp dụng kỷ luật, cần xem xét cẩn thận để đảm bảo rằng nó không quá cứng nhắc khiến nhân viên cảm thấy bị ép buộc, mà phải linh hoạt để khuyến khích sự cải thiện. Theo Bộ Luật Lao động Việt Nam, các hình thức kỷ luật cần dựa trên mức độ vi phạm cũng như nội quy của tổ chức, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong xử lý.
Bảng phân loại kỷ luật gợi ý các hình thức xử lý từ nhẹ đến nghiêm trọng, như khiển trách, đình chỉ công tác, cho thấy sự quan trọng của việc đánh giá chính xác hành vi vi phạm. Việc áp dụng kỷ luật mềm như đào tạo và phản hồi tích cực có thể thúc đẩy tinh thần tự giác, giúp nhân viên tự mình điều chỉnh mà không cần phải sử dụng các biện pháp mạnh tay.
Tuy nhiên, để tránh việc kỷ luật trở thành nhược điểm, người quản lý cần biết cách kết hợp với tạo động lực hiệu quả. Động lực có thể đến từ sự ghi nhận và khen thưởng công khai các nỗ lực của nhân viên, từ đó xây dựng niềm tin; hay có khi là thông qua sự lãnh đạo gương mẫu để tạo động lực cho đội ngũ.
Các chiến lược như khen thưởng vật chất, tạo môi trường làm việc thoải mái và thúc đẩy phát triển cá nhân có thể giúp nhân viên cảm thấy được động viên thực sự. Nhấn mạnh vào kỷ luật tự nguyện là chìa khóa để đạt được hiệu suất bền vững và nâng cao sự hài lòng trong công việc.
Thông qua việc đan xen kỷ luật và động lực, doanh nghiệp không chỉ tránh được xung đột nội bộ mà còn tối ưu hóa hiệu suất của toàn đội ngũ. Điều đó tạo điều kiện cho sự trưởng thành và phát triển toàn diện của nhân lực.
2. Giữ Bình Tĩnh và Giám Sát Cân Bằng Để Tránh Sai Lầm Quản Lý
Trong bất kỳ tổ chức nào, việc quản lý nhân viên có thái độ kém hoặc hiệu suất thấp là một thách thức thường trực. Tuy nhiên, việc áp dụng kỷ luật không chỉ đơn thuần là xử lý vi phạm; nó phải được kết hợp khéo léo với việc tạo động lực để dựa vào đó mà thay đổi hành vi của nhân viên. Điều đặc biệt quan trọng trong bối cảnh này là giữ bình tĩnh và giám sát một cách cân bằng.
Một trong những sai lầm lớn mà người quản lý thường mắc phải là phản ứng thái quá, đặc biệt là khi đối diện với tình huống căng thẳng. Việc giữ bình tĩnh không chỉ giúp giải quyết vấn đề một cách có hiệu quả mà còn tạo ra một bầu không khí tích cực. Nhân viên thường dễ dàng cảm thấy áp lực hơn khi các quản lý không kiểm soát được cảm xúc, làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc.
Song song với việc giữ bình tĩnh là giám sát cân bằng. Thay vì theo dõi sát sao mọi động thái, tạo ra môi trường giám sát nhẹ nhàng nhưng hiệu quả sẽ khích lệ nhân viên tự giác và độc lập. Việc áp dụng các biện pháp giám sát phù hợp cũng như tạo ra quy trình phản hồi minh bạch giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng hơn. Khi các nhân viên nhận được phản hồi cụ thể dựa trên các chỉ số đánh giá nhất quán, họ có khả năng tập trung cải thiện dữ liệu và kết quả của mình.
Bên cạnh đó, sự kết hợp với động lực cũng đóng vai trò không nhỏ trong quản lý nhân viên “khó nhằn”. Việc công nhận nỗ lực và khen ngợi thành tích cho phép nhân viên thấy được giá trị của mình trong tổ chức, làm gia tăng động lực nội tại. Đồng thời, xây dựng môi trường làm việc hấp dẫn, với các chính sách và chương trình phát triển nghề nghiệp phù hợp, hoàn toàn có thể vượt qua được áp lực từ yêu cầu kỷ luật.
Một trong những bài học cho lãnh đạo chính là chú trọng vào việc giám sát linh hoạt, nhằm đảm bảo rằng những sai lầm thường gặp trong quá trình quản lý được giảm thiểu một cách hiệu quả. Đối với những người quản lý mới, đây còn là thời điểm học hỏi và phát triển, có thể tìm hiểu thêm về các phương pháp quản lý thời gian để tăng cường kỹ năng quản lý của bản thân.
Tóm lại, làm thế nào để tránh những sai lầm phổ biến như không giữ được bình tĩnh hay thiếu cân bằng trong giám sát chính là chìa khóa để tạo dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả, gắn kết và trung thành.
Kết luận
Quản lý nhân viên ‘khó nhằn’ là nghệ thuật biến thách thức thành tài năng giá trị cho doanh nghiệp. Thông qua việc xác định nguyên nhân gốc rễ, áp dụng các chiến lược quản lý hiệu quả và tránh các lỗi phổ biến, bạn có thể xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả và sáng tạo, đồng thời tạo dựng môi trường làm việc tích cực và gắn kết.
Bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu suất và phát triển đội ngũ? Yêu cầu tư vấn ngay để nhận chương trình đào tạo và lộ trình phát triển thói quen huấn luyện tại Coaching Skills For Manager.
Về chúng tôi
Coaching Skills For Manager là Học viện đào tạo chuyên sâu thuộc VMP Academy, Coaching Skills cung cấp các giải pháp đào tạo thực chiến về năng lực huấn luyện dành cho quản lý. Chúng tôi giúp biến nhà quản lý thành những người lãnh đạo khai vấn, có khả năng xây dựng đội ngũ tự chủ, sáng tạo và hiệu suất cao. Khám phá lộ trình phát triển năng lực lãnh đạo tại: www.coachingskills.vn