Nội dung bài viết:
Giới thiệu
Coaching là một quá trình hợp tác lâu dài, nơi người được coaching phát triển kỹ năng, kiến thức qua sự hướng dẫn của một người có kinh nghiệm. Lịch trình định kỳ trong coaching rất quan trọng để giữ cho người được coaching đi đúng hướng và đạt mục tiêu. Qua bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của lịch trình và những yếu tố cần xem xét khi tổ chức buổi coaching.
Lịch trình định kỳ cho buổi coaching để đảm bảo tiến bộ
1. Thiết lập thời gian lý tưởng cho các buổi coaching hiệu quả
Trong bất kỳ kế hoạch phát triển cá nhân hay doanh nghiệp nào, việc bám sát lịch trình coaching định kỳ là yếu tố then chốt để đảm bảo sự tiến bộ. Tuy nhiên, để những buổi coaching này phát huy hiệu quả cao nhất, cần có sự tinh chỉnh hợp lý về thời gian và tần suất tổ chức.
Một buổi coaching lý tưởng thường kéo dài từ 45 đến 60 phút. Đây là khung thời gian tối ưu để người coach có thể lắng nghe, đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi mà không gây ra sự mệt mỏi cho người được coaching. Thời gian này đủ để tạo điều kiện cho quá trình tiêu hóa thông tin và phát triển insight sâu sắc. Trong các tình huống cần xử lý nhanh chóng hoặc phát triển kỹ năng cụ thể, các buổi ngắn từ 30 phút có thể phù hợp hơn. Ngược lại, những buổi kéo dài hơn 60 phút có thể phục vụ mục tiêu thảo luận sâu hoặc lập chiến lược dài hạn.
Có một số yếu tố ảnh hưởng đến thời lượng và lịch trình của các buổi coaching. Thứ nhất, mục tiêu coaching có thể là một yếu tố quyết định then chốt. Các mục tiêu phát triển kỹ năng như quản lý thời gian hay kỹ năng lãnh đạo thường chỉ cần 45-60 phút cho mỗi buổi. Trong khi đó, các cuộc thảo luận chiến lược yêu cầu thời gian dài hơn để đảm bảo sự sâu sắc. Thứ hai, tần suất tổ chức cũng không thể thiếu trong việc lên kế hoạch. Lịch trình hợp lý có thể dao động từ hàng tuần đến hàng tháng, với mức tần suất đảm bảo rằng người được coaching có đủ thời gian để áp dụng và phản hồi trên thực tế.
Do tính linh hoạt là yếu tố cốt lõi, việc tùy chỉnh lịch coaching theo tình hình và nhu cầu cụ thể của người coaching là vô cùng cần thiết. Một số doanh nghiệp tổ chức chương trình dài hạn như 6 tháng với mỗi buổi một tháng, đủ thời gian để kiến thức được nội hóa. Việc này đặc biệt có lợi trong bối cảnh doanh nghiệp cần giải quyết các vấn đề nội bộ như tăng hiệu suất làm việc đội ngũ nâng cao văn hóa coaching. Quan trọng hơn cả là sự cam kết của người được coaching – một thành tố không thể thiếu để đảm bảo mọi tiến bộ thực sự bền vững.
2. Lợi ích bền vững của lịch trình coaching định kỳ
Việc thiết lập một lịch trình coaching định kỳ không chỉ tạo ra khung thời gian rõ ràng giúp người được coaching tổ chức công việc hiệu quả hơn, mà còn hỗ trợ cả hai bên dễ dàng giám sát tiến độ và sự phát triển qua từng giai đoạn. Một lịch trình đều đặn mang lại nhiều lợi ích đáng kể, đặc biệt khi nó được điều chỉnh phù hợp với mục tiêu cá nhân và môi trường làm việc.
Lịch trình định kỳ tạo ra sự nhất quán, yếu tố cần thiết để các kỹ năng và kiến thức mới được thu nhận và thực hành một cách liên tục. Với các buổi coaching thường xuyên, ví dụ hàng tuần hoặc hai tuần một lần, người được coaching sẽ có nhiều cơ hội áp dụng kiến thức học được ngay lập tức, cải thiện hiệu quả từ mỗi phiên. Điểm này giúp họ giám sát các vấn đề mới phát sinh nhanh chóng và phản hồi kịp thời, đảm bảo rằng mọi vướng mắc đều được giải quyết triệt để, giúp tiết kiệm thời gian tối ưu.
Quan trọng hơn, lịch trình này còn tạo động lực mạnh mẽ cho người được coaching, khi họ biết trước rằng sẽ có sự hỗ trợ liên tục và sự phản hồi kịp thời từ coach. Điều này kích thích họ xác định rõ ràng các thách thức đang gặp phải và chuẩn bị tốt cho từng buổi coaching, qua đó tăng cường cam kết cá nhân đối với quá trình phát triển của mình. Như nghiên cứu của de Haan et al. (2013) đã chỉ ra, hiệu quả của quá trình coaching tăng lên khi có sự tham gia nhất quán, dù cho thời lượng không nhất thiết phải cố định.
Theo các nghiên cứu, tổ chức một lịch trình phù hợp với điều kiện cụ thể như những xung đột nội bộ doanh nghiệp, hay những tình huống đòi hỏi quyết định nhanh chóng sẽ tối ưu hóa hiệu quả của toàn bộ quá trình. Để đảm bảo lịch trình này phát huy tối đa lợi ích, coach nên cùng người được coaching xác định rõ ràng các mục tiêu ngay từ đầu, điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể để đạt được kết quả mong đợi.
Để tìm hiểu sâu hơn về cách xây dựng văn hóa coaching hiệu quả, bạn có thể tham khảo bài viết này Xây dựng văn hóa coaching hiệu quả.
Những yếu tố quyết định tần suất buổi coaching
1. Cân Nhắc Quyết Định Lịch Trình Coaching Định Kỳ
Trong việc tổ chức buổi coaching, việc xem xét kỹ lưỡng các yếu tố liên quan là vô cùng cần thiết để đảm bảo hiệu quả cao nhất. Điều này không chỉ dừng lại ở việc lên kế hoạch cho các buổi gặp gỡ, mà còn là sự kết hợp giữa định hướng chiến lược, sự chuẩn bị và sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu cụ thể của một cá nhân hoặc đội ngũ.
Trước tiên, xác định mục tiêu rõ ràng theo mô hình SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn) là điều không thể thiếu. Mục tiêu này nên gắn liền với nhu cầu cá nhân hoặc tổ chức, giúp định hướng toàn bộ quá trình coaching và tạo nền tảng cho việc đo lường tiến độ và kết quả đạt được. Chẳng hạn, một kế hoạch cải thiện kỹ năng giao tiếp của một nhân viên bán hàng cần được xây dựng với các tiêu chí SMART từ trước.
Tiếp theo là đánh giá nhu cầu và khả năng của người tham gia. Điều này đòi hỏi phỏng vấn chi tiết, sử dụng các bài kiểm tra năng lực để xác định được những kỹ năng cần phát triển. Nội dung coaching cần mang tính thực tiễn cao, với các tình huống điển hình hoặc case study thực tế để người tham gia có thể liên hệ và áp dụng.
Lựa chọn huấn luyện viên phù hợp cũng là khâu không thể thiếu. Huấn luyện viên cần có kinh nghiệm và khả năng truyền cảm hứng để tạo động lực cho người được coaching. Họ cần sử dụng kỹ thuật lắng nghe tích cực và câu hỏi mở, khuyến khích cá nhân hóa giải pháp nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Cuối cùng, lập kế hoạch hành động chi tiết và tạo một môi trường hỗ trợ là các yếu tố tất yếu. Một lịch trình định kỳ rõ ràng với các nhiệm vụ và thời hạn cụ thể sẽ giúp duy trì sự cam kết và động lực từ cả hai bên. Khi người được coaching cảm thấy an toàn và được hỗ trợ, họ sẽ dễ dàng chia sẻ góp ý và khắc phục những hạn chế.
Với việc thực hiện đầy đủ và chính xác các yếu tố trên, mỗi buổi coaching không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt kiến thức mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của cá nhân và cả đội ngũ. Xem thêm về mô hình GROW hiệu quả trong coaching.
2. Cá nhân hóa tần suất buổi coaching: Bí quyết đạt hiệu quả tối ưu
Tùy chỉnh tần suất các buổi coaching là một yếu tố then chốt để tối ưu hóa hiệu quả của quá trình này. Mỗi cá nhân hoặc tổ chức có những nhu cầu, mục tiêu và lịch trình khác nhau, do đó việc áp dụng một lịch trình cứng nhắc có thể không mang lại kết quả tốt nhất. Thay vào đó, cần có sự linh hoạt và phối hợp giữa người coach và người được coach.
Việc đầu tiên cần làm là xác định rõ mục tiêu của quá trình coaching. Áp dụng mô hình SMART hoặc GROW sẽ giúp phác thảo rõ ràng các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, tạo nền tảng vững chắc để quyết định tần suất gặp gỡ. Sự đồng thuận này giúp cả hai bên nắm bắt được nhịp độ học tập và phát triển, tránh rơi vào trạng thái quá tải hoặc chậm tiến độ.
Khi mục tiêu đã rõ ràng, nội dung và phương pháp coaching có thể được điều chỉnh linh hoạt hơn để phù hợp với nhu cầu cụ thể của người được coach. Nội dung không chỉ cần sát với thực tế mà còn phải linh động để xử lý những tình huống phát sinh. Đặt câu hỏi mở và chủ động lắng nghe sẽ giúp các phiên gặp mặt không chỉ là nơi trao đổi thông tin mà còn là nơi để người được coach khai phá khả năng và tự tìm ra giải pháp.
Một yếu tố quan trọng khác là môi trường hỗ trợ và an toàn. Đây không chỉ đơn giản là không gian vật lý mà còn là bầu không khí tin cậy, nơi người nhận coaching cảm thấy thỏa mái để chia sẻ và phản hồi một cách trung thực mà không sợ bị đánh giá. Tạo ra một không gian như vậy cần sự giao tiếp rõ ràng, cùng với khả năng lắng nghe chủ động của người coach.
Cuối cùng, việc theo dõi và đánh giá thường xuyên là cần thiết để đảm bảo rằng bất kỳ điều chỉnh nào về tần suất hay phương pháp cũng đều kịp thời và chính xác. Đây là cách duy trì tính hiệu quả và đảm bảo kết quả mong muốn luôn được đặt lên hàng đầu. Tham khảo mô hình GROW trong huấn luyện để áp dụng một cách hiệu quả vào các buổi được cá nhân hóa này.
Kết luận
Lên lịch coaching định kỳ là công cụ mạnh mẽ để đảm bảo người được coaching tiến bộ và đạt mục tiêu. Điều này không chỉ giúp duy trì sự nhất quán mà còn tạo ra động lực mạnh mẽ cho người được coaching. Hãy cân nhắc các yếu tố như mục tiêu phát triển, thời gian áp dụng kiến thức, và sự phản hồi khi lên lịch. Sự tùy chỉnh linh hoạt là cần thiết để tối ưu hiệu quả của mỗi buổi coaching.
Bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu suất và phát triển đội ngũ? Yêu cầu tư vấn ngay để nhận chương trình đào tạo và lộ trình phát triển thói quen huấn luyện tại Coaching Skills For Manager.
Về chúng tôi
Coaching Skills For Manager là Học viện đào tạo chuyên sâu thuộc VMP Academy, Coaching Skills cung cấp các giải pháp đào tạo thực chiến về năng lực huấn luyện dành cho quản lý. Chúng tôi giúp biến nhà quản lý thành những người lãnh đạo khai vấn, có khả năng xây dựng đội ngũ tự chủ, sáng tạo và hiệu suất cao. Khám phá lộ trình phát triển năng lực lãnh đạo tại: www.coachingskills.vn