Các nhà quản lý thường bị phân tâm bởi nhiều công việc, email, mạng xã hội và những cuộc họp kéo dài. Phương pháp Deep Work của Cal Newport là giải pháp hiệu quả để khắc phục tình trạng này. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Nội dung thuộc Góc nhìn chuyên gia
Nội dung bài viết:
Phương pháp deep work là gì?
Deep work là một trong những phương pháp làm việc dành cho quản lý hiệu quả. Thuật ngữ này được giới thiệu bởi Cal Newport trong cuốn sách “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”.
Phương pháp này nhấn mạnh việc tập trung cao độ làm một nhiệm vụ cụ thể, không bị xao lãng bởi các yếu tố xung quanh. Điều này đòi hỏi bạn dành thời gian làm việc trong khoảng thời gian dài, không gián đoạn. Từ đó, giúp tăng cường năng suất và chất lượng công việc.
Tại sao phương pháp làm việc sâu lại hiệu quả?
Đối với những người đi làm, đặc biệt là các nhà quản lý, việc phát triển bản thân là khi tiếp thu kiến thức mới và áp dụng vào công việc. Deep Work là một trong các phương pháp làm việc hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích:
- Tối ưu hóa thời gian: Thay vì làm việc/học tập trong trạng thái phân tâm, bạn sẽ dành ra những khoảng thời gian cụ thể để tập trung tuyệt đối vào công việc. Việc này giúp tiếp thu kiến thức nhanh chóng và sâu sắc hơn.
- Nâng cao khả năng tư duy phản biện: Khi tập trung hoàn toàn vào một vấn đề, bạn có thể phân tích và hiểu sâu sắc hơn, cải thiện khả năng tư duy phản biện và sự sáng tạo.
- Giảm căng thẳng và tăng hiệu quả: Bằng cách loại bỏ những yếu tố gây phiền nhiễu để tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
05 bước áp dụng deep work – phương pháp làm việc dành cho quản lý:
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Trước khi bắt đầu áp dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý, hãy xác định rõ mục tiêu của bạn là gì. Điều này giúp bạn có định hướng cụ thể và tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất.
Ở bước này bạn có thể sử dụng phương pháp đặt mục tiêu SMART hoặc biểu đồ xương cá Ishikawa để lên mục tiêu làm việc hiệu quả.
2. Lên lịch làm việc sâu
Xác định khoảng thời gian trong ngày mà bạn có thể dành riêng cho deep work. Chắc chắn rằng trong thời gian này, bạn sẽ không bị xao lãng, tập trung vào những công việc đã lên kế hoạch trước đó.
Để làm điều này hiệu quả, bạn cần xác định bản thân thuộc kiểu nào trong 04 kiểu đồng hồ sinh học làm việc năng suất. Việc xác định khung giờ năng suất sẽ giúp bạn dễ dàng chọn được lịch trình làm việc sâu.
3. Môi trường làm việc không bị gián đoạn
Tạo ra một không gian yên tĩnh, không bị quấy rầy, và hạn chế các thiết bị điện tử gây phân tâm. Bạn cũng có thể sử dụng tai nghe chống ồn hoặc phần mềm chặn các trang web gây sao nhãng.
4. Sử dụng phương pháp Pomodoro
Kết hợp hiệu quả phương pháp làm việc sâu với kỹ thuật Pomodoro – tập trung làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút. Thực hiện tốt điều này giúp bạn duy trì kỷ luật và giảm mệt mỏi.
5. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh
Sau mỗi phiên làm việc sâu, ghi lại thời gian và mức độ hiệu quả để theo dõi tiến độ làm việc. Nếu cần, hãy điều chỉnh lại thời gian và phương pháp để đạt được kết quả tốt nhất.
Ví dụ áp dụng phương pháp làm việc dành cho quản lý – deep work
1. Đặt mục tiêu rõ ràng
Giả sử Hoa là một quản lý tại công ty, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược cho đội nhóm của mình. Trước khi bắt đầu phương pháp làm việc dành cho quản lý, chị chọn thiết lập mục tiêu SMART. “Trong phiên làm việc sâu này, tôi sẽ hoàn thiện bản dự thảo kế hoạch chiến lược cho năm sau, bao gồm các mục tiêu chính, chiến lược thực hiện, và phân bổ nguồn lực.”
- Specific (Cụ thể): Hoàn thành bản dự thảo kế hoạch chiến lược.
- Measurable (Đo lường được): Dự thảo hoàn thiện với ít nhất 10 trang nội dung.
- Achievable (Có thể đạt được): Dự thảo được xây dựng dựa trên dữ liệu từ các phòng ban.
- Relevant (Liên quan): Kế hoạch nhằm đạt các mục tiêu của công ty trong năm tới.
- Time-bound (Có thời hạn): Hoàn thành trong phiên làm việc sâu kéo dài 3 giờ.
2. Lên lịch phiên làm việc sâu
Dựa vào việc xác định mình thuộc kiểu sư tử trong 4 kiểu đồng hồ sinh học, quản lý Hoa nhận thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, từ 8:00 đến 12:00. Chị quyết định lên lịch cho một phiên làm việc sâu vào mỗi sáng thứ Hai hàng tuần, tập trung vào việc lập kế hoạch chiến lược trong khoảng thời gian này.
3. Tạo môi trường làm việc không bị gián đoạn
Hoa chọn một phòng họp yên tĩnh, thông báo với nhân viên không làm phiền trong khoảng thời gian này, tắt điện thoại di động cùng các thông báo email. Chị sử dụng tai nghe chống ồn để loại bỏ âm thanh bên ngoài, tạo ra một môi trường làm việc tập trung cao độ nhất.
4. Áp dụng kỹ thuật Pomodoro
Để duy trì sự tập trung và tránh kiệt sức, Hoa quyết định áp dụng kỹ thuật Pomodoro trong phiên làm việc sâu. Đặt thời gian làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Sau 4 chu kỳ Pomodoro, chị nghỉ dài hơn từ 15-30 phút trước khi tiếp tục công việc.
5. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh
Sau mỗi phiên làm việc sâu, Hoa ghi lại tiến độ đã đạt được, chẳng hạn như “Hoàn thành phần phân tích SWOT và các mục tiêu chiến lược” trong kế hoạch. Chị cũng đánh giá hiệu quả của phương pháp Pomodoro và khung thời gian đã chọn. Nếu thấy cần thiết, Hoa điều chỉnh lại lịch làm việc hoặc thời gian nghỉ giữa các chu kỳ để nâng cao hiệu quả làm việc.
Tạm kết về Deep Work – phương pháp làm việc dành cho quản lý
Đây là một vài thông tin và cách ứng dụng deep work – phương pháp làm việc dành cho quản lý của Cal Newport. Hy vọng rằng bài viết sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho bạn.
Nội dung thuộc Góc nhìn chuyên gia
