Nâng Cao Kỹ Năng Coaching: Thu Hút Phản Hồi Từ Nhân Viên

Giới Thiệu

Kỹ năng coaching không chỉ quan trọng ở việc dẫn dắt đội ngũ, mà còn là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy hiệu suất và sự gắn kết trong công việc. Để làm được điều này, quản lý cần tạo dựng một môi trường làm việc cởi mở, nơi mà nhân viên có thể thoải mái chia sẻ ý kiến và cảm nhận. Việc nhận phản hồi thường xuyên và kịp thời không chỉ giúp cải thiện kỹ năng coaching mà còn tăng cường động lực làm việc trong đội ngũ.

Phát Triển Môi Trường Cởi Mở Để Cải Thiện Kỹ Năng Coaching Qua Phản Hồi

1. Chiến Lược Giao Tiếp Để Xây Dựng Niềm Tin Lâu Dài

Giao tiếp trung thực và quan tâm chân thành là nền tảng vững chắc cho mối quan hệ làm việc hiệu quả và phát huy tối đa tiềm năng trong coaching. Thực tế cho thấy, giao tiếp không chỉ cần trung thực mà còn đòi hỏi sự nhạy cảm với cảm xúc và nhu cầu của người đối diện. Khi nhân viên cảm nhận được sự chân thành từ phía quản lý, họ sẽ cảm thấy an toàn và tự tin hơn trong việc chia sẻ phản hồi của mình.

Về bản chất, giao tiếp trung thực được thực hiện dựa trên nguyên lý của giao tiếp phi bạo lực. Mô hình này đặc biệt chú trọng đến việc hỗ trợ các thành tố như quan sát, cảm nhận, nhu cầu và yêu cầu. Thay vì phê phán hay đánh giá cá nhân, chúng ta nên tập trung vào cách diễn đạt giúp mở rộng kênh giao tiếp hai chiều. Việc thực hành trò chuyện theo cách này sẽ tăng cường sự gắn kết không chỉ với cá nhân mà còn trong toàn bộ môi trường làm việc.

Quan tâm chân thành trong giao tiếp cũng cần được hiện thực hóa qua những hành động cụ thể như lắng nghe tích cực và biểu hiện đồng cảm. Khi người quản lý hoàn toàn chú ý và đặt mình vào góc nhìn của nhân viên, điều đó không chỉ tạo ra cảm giác được tôn trọng mà còn khuyến khích sự cởi mở từ phía đối tượng. Điều này có thể được thấy rõ qua kỹ thuật “lắng nghe triệt để” – nơi người quản lý không ngắt lời, duy trì giao tiếp bằng ánh mắt và sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp.

Hơn thế nữa, phản hồi tích cực và khen ngợi đúng lúc cũng là cách thể hiện sự quan tâm thực sự và tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên. Trong môi trường đòi hỏi sự tương tác thường xuyên như văn phòng, những dấu hiệu nhỏ như một nụ cười hoặc cái gật đầu sẽ giúp tạo dựng một không gian làm việc giàu năng lượng. Như vậy, không gian giao tiếp cởi mở không phải chỉ được xây dựng qua lời nói mà còn cần sự phối hợp hài hòa giữa nhiều yếu tố khác nhau tạo nên một tổng thể đồng nhất và bền vững.

Thực hiện những chiến lược này đều đặn sẽ giúp các nhà quản lý không chỉ cải thiện môi trường làm việc mà còn phát triển khả năng coaching của mình một cách đáng kể. Để nâng cao kỹ năng này, việc tham gia các khóa học về lãnh đạo theo phong cách coaching cũng có thể là một lựa chọn lý tưởng. Chi tiết hơn về các khóa học lãnh đạo và kỹ năng coaching có thể xem tại đây.

2. Tận Dụng Đánh Giá 360 Độ Để Nâng Tầm Khả Năng Coaching

Đánh giá 360 độ là một phương pháp hiệu quả được sử dụng để thu thập phản hồi toàn diện từ nhiều nguồn khác nhau, giúp nhà quản lý cải thiện khả năng coaching. Trong bối cảnh môi trường doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến sự phát triển cá nhân và năng lực lãnh đạo, việc nhận được góc nhìn từ nhiều chiều sẽ giúp tổng hợp những nhận xét quý giá từ nhân viên, đồng nghiệp và lãnh đạo cấp trên.

Sự Linh Hoạt của Đánh Giá 360 Độ

Một trong những ưu điểm lớn nhất của đánh giá 360 độ là khả năng cung cấp bức tranh toàn diện và trung thực về hiệu suất làm việc cùng kỹ năng coaching của người lãnh đạo. Phương pháp này không chỉ dừng lại ở phản hồi từ trên xuống mà còn khuyến khích luồng thông tin hai chiều. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể xác định rõ hơn nữa điểm mạnh và điểm cần cải thiện của mình.

Khi ứng dụng phương pháp này, điều quan trọng là phải thiết lập một môi trường tin cậy và thẳng thắn. Điều này có thể đạt được qua việc tôn trọng ý kiến đóng góp từ mọi người và không phán xét cá nhân. Sự thấu hiểu và quan tâm chân thành đóng vai trò then chốt để tạo ra một không gian nơi mà các ý kiến được chia sẻ một cách tự nhiên và không e dè.

Kết Hợp Phản Hồi Với Thực Tiễn

Sau khi thu thập phản hồi từ đánh giá 360 độ, bước tiếp theo là phân tích và áp dụng chúng vào thực tiễn coaching. Đây chính là lúc phản hồi trở thành công cụ mạnh mẽ để điều chỉnh và tối ưu hóa phong cách lãnh đạo của bạn. Sự tinh chỉnh này sẽ không chỉ cải thiện hiệu suất cá nhân mà còn nâng cao động lực và hiệu suất của toàn thể đội ngũ.

Việc kết hợp phản hồi nhận được từ đánh giá 360 độ vào quá trình coaching không chỉ giúp nâng cao kỹ năng cá nhân mà còn xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, nơi mọi người cảm thấy được lắng nghe và đồng cảm, dẫn đến hiệu suất công việc cao hơn và sự sẵn sàng cống hiến hơn cho tổ chức. Để tìm hiểu thêm về cách đánh giá 360 độ có thể giúp cải thiện kỹ năng coaching, bạn có thể xem thêm tại đánh giá hiệu quả kỹ năng coaching phản hồi 360 độ.

Hệ Thống Hóa Phản Hồi Nhân Viên Để Tăng Cường Khả Năng Coaching

1. Nghệ Thuật Sẵn Sàng Đối Mặt Với Phê Bình Và Tiến Bộ

Để nâng cao khả năng coaching của mình, việc sẵn sàng đón nhận phê bình là vô cùng quan trọng. Đây không đơn thuần là việc chấp nhận những ý kiến trái chiều, mà là cơ hội để bạn phát triển bản thân và cải thiện hiệu suất làm việc. Phê bình, nếu được nhìn nhận từ góc độ tích cực, là một hình thức phản hồi mạnh mẽ giúp bạn nhận biết các khía cạnh cần cải tiến trong phương pháp coaching của mình.

Một yếu tố cốt lõi cho việc tiếp nhận phê bình hiệu quả là kiểm soát cảm xúc của bản thân. Trong quá trình coaching, không thể tránh khỏi những lúc phải đối diện với lời góp ý khó nghe. Thay vì phản ứng một cách phòng thủ, bạn hãy hít thở sâu và nhắc nhở mình rằng mỗi lời phê bình là cơ hội để học hỏi và hoàn thiện.

Một cách thực hành hữu ích là lắng nghe và phân biệt phê bình có tính xây dựng với những nhận xét tiêu cực. Đặt những câu hỏi làm rõ để hiểu rõ ý nghĩa của phản hồi, tránh hiểu lầm và xác nhận lại sự chính xác của những điểm cần cải thiện. Sự chủ động trong việc xin góp ý từ đồng nghiệp cũng đáng được khuyến khích. Nó không chỉ giúp bạn nhận diện được những điểm yếu mà còn tạo dựng lòng tin từ phía đồng nghiệp, mở ra môi trường làm việc trơn tru và hợp tác hơn.

Bên cạnh đó, việc công nhận phần đúng trong lời phê bình và chia sẻ kế hoạch thay đổi sẽ tạo ra một sự cam kết từ phía bạn đối với sự phát triển. Khi bạn cho thấy mình sẵn lòng điều chỉnh phương pháp làm việc, không chỉ môi trường làm việc được cải thiện mà còn nâng cao chất lượng coaching của bạn.

Luyện tập quen dần với phê bình thông qua các tình huống thực tế cũng là một phương pháp hữu hiệu để trở thành một người lãnh đạo linh hoạt và song hành cùng nhân viên. Ví dụ, Ray Dalio đã phổ biến cách thức tiếp nhận chỉ trích tại Bridgewater Associates nhằm giúp nhân viên quen thuộc và thoải mái hơn với phê bình.[4]

Trên hết, hãy nhớ rằng phê bình không phải là kẻ thù, mà là nguồn động lực giúp bạn tiến bộ không ngừng. Đón nhận phê bình với thái độ tích cực sẽ giúp bạn phát triển một cách toàn diện và nâng cao khả năng coaching, đem lại thành công trong công việc và cuộc sống.

2. Duy Trì Check-in Định Kỳ với Câu Hỏi Mở Để Nuôi Dưỡng Phát Triển Cải Tiến

Để thúc đẩy coaching hiệu quả, việc tổ chức các buổi check-in định kỳ với nhân viên là yếu tố then chốt giúp duy trì dòng phản hồi liên tục và mang tính xây dựng. Những buổi gặp gỡ này không chỉ là cơ hội tuyệt vời để cấp trên và nhân viên tương tác mà còn là điểm bắt đầu cho những thay đổi tích cực trong phong cách coaching. Việc lên kế hoạch các buổi gặp gỡ định kỳ giúp tạo dựng không gian an toàn cho nhân viên, nơi mà họ có thể thoải mái chia sẻ những suy nghĩ và quan điểm cá nhân.

Sự Quan Trọng Của Câu Hỏi Mở

Các câu hỏi mở đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt cuộc trò chuyện một cách tự nhiên và phong phú hơn. Thay vì hỏi một cách khép kín mà chỉ nhận được “có” hoặc “không” làm câu trả lời, câu hỏi mở khuyến khích nhân viên suy nghĩ sâu xa hơn về vấn đề, bày tỏ ý kiến riêng và phản hồi chi tiết. Ví dụ, thay vì hỏi “Bạn có gặp vấn đề gì không?”, có thể hỏi “Bạn thấy phần nào trong công việc hiện tại cần cải thiện hoặc hỗ trợ thêm?”. Nhờ vậy, coaching có định hướng rõ ràng hơn, đáp ứng đúng nhu cầu của đội ngũ.

Ngoài ra, ghi nhớ rằng lắng nghe phản hồi của nhân viên không chỉ dừng ở việc thấu hiểu mà còn cần thực hiện hành động phù hợp ngay sau đó. Hãy cho nhân viên thấy rằng ý kiến của họ thực sự quan trọng bằng cách áp dụng những thay đổi nhỏ nhưng hữu ích từ những phản hồi ấy. Điều này không chỉ cải thiện kỹ năng coaching của bạn mà còn xây dựng lòng tin và sự gắn kết mạnh mẽ trong tổ chức.

Việc dành thời gian định kỳ cho các buổi check-in và khai thác tối đa tiềm năng của câu hỏi mở là một trong những cách thiết thực nhất để biến phản hồi thành cơ hội phát triển hiệu quả, giúp cải thiện hiệu suất coaching một cách rõ rệt. Có thể tham khảo thêm về đánh giá hiệu quả kỹ năng coaching để tối ưu hóa sự phát triển của bản thân và đội ngũ.

Làm Thế Nào Để Áp Dụng Phản Hồi Để Nâng Cao Kỹ Năng Coaching

1. Lắng Nghe Thấu Cảm và Xây Dựng Môi Trường An Toàn Cho Phản Hồi

Trong quá trình cải thiện kỹ năng coaching, lắng nghe chân thành và tạo không gian tư riêng đóng vai trò cốt lõi trong việc nhận diện và thấu hiểu sâu sắc phản hồi từ nhân viên. Không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận thông tin, lắng nghe thấu cảm đòi hỏi bạn phải chủ động đồng cảm với cảm xúc và suy nghĩ của người đối diện. Điều này góp phần xây dựng mối quan hệ bền vững, tạo nên môi trường mở giúp thúc đẩy sự chia sẻ chân thành.

Lắng nghe chân thành không chỉ là một kỹ năng mà còn là nghệ thuật giao tiếp giúp bạn thấu hiểu tâm lý và khó khăn của nhân viên. Khả năng này không tự nhiên xuất hiện mà cần được tôi luyện thông qua sự chú tâm tuyệt đối vào cuộc đối thoại, sử dụng ánh mắt, ngôn ngữ cử chỉ, và phản hồi cảm giác một cách phù hợp. Khi bạn thực hiện tốt, sẽ không chỉ khắc sâu niềm tin mà còn nâng cao khả năng giải quyết vấn đề một cách rõ ràng, hiệu quả.

Tạo không gian tư riêng là việc bạn lắng nghe một cách không phán xét, cho phép người khác cảm thấy an toàn và tự do bày tỏ mọi điều họ cần chia sẻ. Để thực hiện điều này, bạn cần chuẩn bị một môi trường giao tiếp thuận lợi, nơi các yếu tố phân tâm được loại bỏ tối đa. Điều quan trọng là đảm bảo mọi lời nói, cảm xúc của nhân viên được ghi nhận mà không gặp phải rào cản nào.

Một khi kỹ năng lắng nghe và tạo không gian riêng đã được xây dựng vững chắc, bạn có thể thấy sự chuyển biến trong quan hệ lãnh đạo với nhân viên. Những cải thiện này không chỉ thể hiện qua khả năng lãnh đạo mà còn trong việc tạo ra một văn hóa làm việc tích cực, nơi mỗi cá nhân cảm thấy được đóng góp và hỗ trợ. Điều này thường xuyên được khuyến nghị trong các khóa học về lãnh đạo và coaching, bạn có thể tham khảo thêm qua khóa học kỹ năng coaching dành cho quản lý.

Những thử thách như phân tâm từ công nghệ hoặc định kiến sẵn có có thể tạo ra rào cản trong việc thực hiện lắng nghe thấu cảm. Tuy nhiên, thông qua luyện tập kiên trì, các nhà lãnh đạo có thể phát triển một nền tảng giao tiếp mạnh mẽ, từ đó cải thiện không ngừng hiệu quả coaching và phát triển đội ngũ của mình.

2. Sử Dụng Phản Hồi KFDB và Đo Lường Tác Động Hiệu Quả

Để nâng cao hiệu quả coaching, việc áp dụng phản hồi vào thực tiễn không chỉ đòi hỏi sự chính xác trong việc điều chỉnh phương pháp mà còn cả trong việc đo lường tác động của nó. Một công cụ vô cùng hữu ích trong việc này là công thức KFDB (Keep, Fade, Develop, Begin), một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để lọc những thông tin có giá trị cao nhất từ phản hồi.

Phân tích phản hồi với công thức KFDB

• Keep (Giữ lại): Nhận diện những gì đang làm tốt và cần duy trì để phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên. Những hành vi hoặc quy trình này là điểm mạnh, cần được duy trì và thậm chí là mở rộng ra các tình huống khác.

• Fade (Giảm bớt): Xác định các yếu tố không hiệu quả hoặc không cần thiết nữa, từ đó tạo không gian cho các cải tiến mới. Việc này giúp bạn và nhân viên dễ dàng tập trung vào các mục tiêu chính yếu mà không bị phân tán bởi các yếu tố gây xao lãng.

• Develop (Phát triển): Tìm kiếm những cơ hội và khả năng phát triển mới, có thể là về kỹ năng, công nghệ hoặc quy trình. Đây cũng là lúc cần có sự tham gia của nhân viên trong việc đưa ra ý tưởng cải tiến, giúp họ cảm thấy có trách nhiệm hơn và gắn bó với công việc.

• Begin (Bắt đầu mới): Nghĩ về các sáng kiến mới, kế hoạch hoặc ý tưởng có thể được thực hiện ngay. Điều này thúc đẩy sự linh hoạt và sáng tạo trong cách tiếp cận, đồng thời mở ra cơ hội học hỏi và thử nghiệm những điều mới mẻ.

Áp dụng công thức KFDB không chỉ giúp phân loại phản hồi mà còn là cơ sở để thiết lập các chỉ số đo lường thành công cụ thể. Khi đã điều chỉnh phong cách coaching dựa trên kết quả từ KFDB, bước tiếp theo là theo dõi tác động để đánh giá hiệu quả của các thay đổi.

Đo lường tác động thông qua phản hồi liên tục

Việc đo lường tác động có thể thực hiện qua các buổi check-in định kỳ với nhân viên, nơi bạn thu thập thêm những ý kiến phản hồi mới sau khi áp dụng thay đổi. Điều này không chỉ đòi hỏi lắng nghe chân thành và hiệu quả [^1][^2], mà còn cần một không gian giao tiếp an toàn và riêng tư. Qua đó, bạn không chỉ đánh giá được sự tiến bộ mà còn xác nhận liệu những thay đổi trong phong cách coaching có mang lại kết quả tích cực.

Với cách tiếp cận hệ thống này, việc áp dụng phản hồi không chỉ gói gọn trong việc điều chỉnh từng phần mà thực sự tạo ra một văn hóa học hỏi và phát triển bền vững cho cả đội ngũ.

Kết Luận

Nhận phản hồi từ nhân viên không chỉ đơn thuần là một hoạt động mà là một chiến lược quan trọng trong quá trình cải thiện kỹ năng coaching. Bằng cách tạo dựng môi trường cởi mở, hệ thống hóa việc thu thập ý kiến và áp dụng chúng một cách hợp lý, quản lý sẽ giúp đội ngũ của mình phát triển kỹ năng và đạt hiệu suất cao hơn. Hãy bắt đầu hành trình thay đổi từ hôm nay để mang lại hiệu quả tích cực cho công việc và nhân viên của bạn.
Bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu suất và phát triển đội ngũ? Yêu cầu tư vấn ngay để nhận chương trình đào tạo và lộ trình phát triển thói quen huấn luyện tại Coaching Skills For Manager.

Về Chúng Tôi

Coaching Skills For Manager là Học viện đào tạo chuyên sâu thuộc VMP Academy, Coaching Skills cung cấp các giải pháp đào tạo thực chiến về năng lực huấn luyện dành cho quản lý. Chúng tôi giúp biến nhà quản lý thành những người lãnh đạo khai vấn, có khả năng xây dựng đội ngũ tự chủ, sáng tạo và hiệu suất cao. Khám phá lộ trình phát triển năng lực lãnh đạo tại: www.coachingskills.vn