Các yếu tố ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo Coaching

Các yếu tố ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo quyết định việc nhà quản lý nên chỉ đạo, hướng dẫn, Coaching hay trao quyền trong từng tình huống. Với phong cách lãnh đạo Coaching, điều quan trọng không chỉ là biết đặt câu hỏi, mà còn phải biết khi nào Coaching thật sự phù hợp.

Trong quản lý đội ngũ, Coaching giúp nhân viên tự nhìn nhận vấn đề, tự tìm giải pháp và cam kết hành động. Tuy nhiên, nếu dùng Coaching sai thời điểm, cuộc trao đổi có thể kéo dài nhưng không tạo ra kết quả rõ ràng. Vì vậy, quản lý cần hiểu đúng các yếu tố ảnh hưởng để lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với từng nhân viên và từng bối cảnh công việc.

Nội dung bài viết:

Vì sao Coaching không phải là phong cách phù hợp cho mọi tình huống?

Coaching là một phong cách lãnh đạo quan trọng vì giúp phát triển tư duy và sự chủ động của nhân viên. Thay vì luôn đưa ra câu trả lời, quản lý dùng câu hỏi, lắng nghe và phản hồi để giúp nhân viên tự phân tích vấn đề.

Tuy nhiên, Coaching không nên được hiểu là cách dẫn dắt duy nhất. Có những tình huống nhân viên cần được chỉ đạo rõ. Có những tình huống cần hướng dẫn hoặc làm mẫu trước. Cũng có những tình huống nhân viên đã đủ năng lực và cần được trao quyền thay vì tiếp tục được hỏi quá nhiều.

Vì vậy, một phong cách lãnh đạo Coaching hiệu quả không nằm ở việc đặt thật nhiều câu hỏi. Giá trị thật sự nằm ở khả năng nhận diện đúng tình huống: khi nào nên hỏi để khơi gợi, khi nào nên hướng dẫn để tạo nền tảng và khi nào nên trao quyền để nhân viên tự chịu trách nhiệm.

Để hiểu rõ hơn về vai trò của Coaching trong lãnh đạo, có thể tham khảo bài viết về phong cách lãnh đạo trên Coaching Skills.

Những yếu tố ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo Coaching

Trong thực tế, có nhiều yếu tố hình thành phong cách lãnh đạo của nhà quản lý. Riêng với Coaching, các yếu tố dưới đây quyết định việc Coaching có tạo ra hiệu quả hay không.

Yếu tố	Câu hỏi quản lý cần tự hỏi
Năng lực của nhân viên	Nhân viên đã có đủ nền tảng để tự phân tích vấn đề chưa?
Mức độ chủ động	Nhân viên đang thiếu kỹ năng hay thiếu trách nhiệm hành động?
Mức độ rõ của vấn đề	Vấn đề đã đủ rõ để nhân viên tự tìm giải pháp chưa?
Tính cấp bách của công việc	Tình huống này có đủ thời gian để Coaching không?
Mức độ rủi ro	Việc này có cần chỉ đạo hoặc tuân thủ quy trình trước không?
Mục tiêu trao đổi	Mục tiêu là xử lý nhanh hay phát triển năng lực dài hạn?

Những yếu tố này giúp quản lý tránh dùng Coaching theo cảm tính. Khi nhân viên chưa biết cách làm, Coaching cần đi sau hướng dẫn. Khi nhân viên đã có năng lực nhưng thiếu chủ động, Coaching có thể giúp họ tự chịu trách nhiệm hơn. Khi công việc có rủi ro cao, quản lý cần chỉ đạo rõ trước khi dùng Coaching để rút kinh nghiệm.

4 tình huống quyết định có nên dùng Coaching hay không

Để ứng dụng Coaching hiệu quả, quản lý cần nhìn vào tình huống cụ thể thay vì áp dụng một công thức cố định.

1. Khi nhân viên chưa biết làm: Hướng dẫn trước, Coaching sau

Với nhân viên mới, nhân viên chưa nắm quy trình hoặc chưa có đủ kỹ năng nền tảng, quản lý không nên bắt đầu bằng quá nhiều câu hỏi Coaching. Lúc này, nhân viên cần được hướng dẫn rõ mục tiêu, tiêu chuẩn, cách làm và những lỗi cần tránh.

Nếu nhân viên chưa biết cách làm mà quản lý chỉ hỏi “theo em nên làm gì?”, cuộc trao đổi dễ khiến nhân viên lúng túng hơn. Trong tình huống này, phong cách phù hợp là hướng dẫn, làm mẫu hoặc chỉ đạo rõ.

Coaching chỉ nên được sử dụng sau khi nhân viên đã có nền tảng ban đầu. Khi đó, quản lý có thể đặt câu hỏi để nhân viên tự đánh giá cách làm, nhận diện điểm cần cải thiện và đề xuất bước tiếp theo.

2. Khi nhân viên biết làm nhưng thiếu chủ động: Nên dùng Coaching

Một tình huống rất phù hợp với Coaching là khi nhân viên đã có năng lực nhưng vẫn thường xuyên chờ quản lý quyết định. Họ có thể biết cách làm, nhưng chưa tự tin đề xuất, chưa dám lựa chọn hoặc chưa chịu trách nhiệm đầy đủ với kết quả.

Nếu quản lý tiếp tục đưa đáp án, nhân viên sẽ càng phụ thuộc. Trong trường hợp này, Coaching giúp nhân viên chuyển từ trạng thái “chờ chỉ đạo” sang “tự suy nghĩ và đề xuất giải pháp”.

Quản lý có thể dùng các câu hỏi như: vấn đề hiện tại là gì, có những lựa chọn nào, phương án nào phù hợp nhất, rủi ro cần lưu ý là gì và bước tiếp theo cần thực hiện ra sao. Những câu hỏi này giúp nhân viên tự nhìn rõ trách nhiệm và cam kết hành động cụ thể.

3. Khi nhân viên thiếu động lực: Cần lắng nghe trước khi Coaching

Không phải lúc nào nhân viên làm chưa tốt cũng do thiếu kỹ năng. Nhiều trường hợp, nhân viên có năng lực nhưng giảm động lực vì mục tiêu chưa rõ, thiếu ghi nhận, quá tải hoặc gặp khó khăn trong phối hợp.

Trong tình huống này, Coaching cần bắt đầu từ lắng nghe. Nếu quản lý vội đặt câu hỏi hướng giải pháp, nhân viên có thể cảm thấy chưa được thấu hiểu. Một cuộc Coaching hiệu quả cần giúp nhân viên gọi tên đúng vấn đề trước khi đi đến hành động.

Quản lý có thể bắt đầu bằng những câu hỏi mở: điều gì đang cản trở công việc, phần nào khiến nhân viên thấy khó nhất, kết quả mong muốn là gì và cần sự hỗ trợ nào để tiến lên. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ dễ tham gia vào quá trình tìm giải pháp hơn.

4. Khi công việc khẩn cấp hoặc rủi ro cao: Không nên ưu tiên Coaching

Coaching không phù hợp trong mọi tình huống. Khi công việc khẩn cấp, rủi ro cao hoặc liên quan đến tiêu chuẩn bắt buộc, quản lý cần ưu tiên chỉ đạo rõ ràng.

Ví dụ, các tình huống liên quan đến an toàn, chất lượng, pháp lý, trải nghiệm khách hàng hoặc sự cố vận hành cần quyết định nhanh. Nếu quản lý cố dùng Coaching ngay lúc đó, tiến độ xử lý có thể bị chậm và rủi ro tăng lên.

Sau khi tình huống đã được kiểm soát, quản lý có thể dùng Coaching để giúp nhân viên nhìn lại nguyên nhân, bài học kinh nghiệm và cách xử lý tốt hơn trong lần sau. Như vậy, Coaching vẫn có giá trị, nhưng cần được đặt đúng thời điểm.

Dấu hiệu quản lý đang dùng Coaching sai thời điểm

Một dấu hiệu phổ biến là cuộc trao đổi Coaching kéo dài nhưng nhân viên không có hành động cụ thể sau đó. Điều này thường xảy ra khi quản lý đặt nhiều câu hỏi nhưng không giúp nhân viên chốt vấn đề, lựa chọn giải pháp và cam kết bước tiếp theo.

Dấu hiệu thứ hai là nhân viên càng được hỏi càng rối. Khi nhân viên chưa có nền tảng hoặc chưa hiểu rõ bối cảnh, việc đặt quá nhiều câu hỏi có thể khiến họ áp lực hơn. Lúc này, hướng dẫn sẽ phù hợp hơn Coaching.

Dấu hiệu thứ ba là câu hỏi Coaching thực chất chỉ là cách quản lý dẫn nhân viên đến đáp án có sẵn. Khi câu hỏi mang tính áp đặt, nhân viên không thật sự suy nghĩ độc lập mà chỉ cố đoán ý quản lý.

Dấu hiệu thứ tư là quản lý vẫn phải sửa việc sau buổi Coaching. Điều này cho thấy cuộc trao đổi chưa tạo ra cam kết rõ, hoặc nhân viên chưa đủ năng lực để tự thực hiện phương án đã chọn.

Những dấu hiệu này cho thấy kỹ năng coaching cho quản lý không chỉ nằm ở kỹ thuật đặt câu hỏi. Quản lý cần biết đọc tình huống, lựa chọn phong cách phù hợp và kết thúc cuộc trao đổi bằng hành động cụ thể.

Kết hợp Coaching với các loại phong cách lãnh đạo khác

Một nhà quản lý hiệu quả không chỉ dùng Coaching, mà biết kết hợp Coaching với các phong cách lãnh đạo khác theo từng giai đoạn phát triển của nhân viên.

Tình huống	Phong cách nên dùng
Nhân viên chưa biết làm	Chỉ đạo / hướng dẫn
Nhân viên có động lực nhưng thiếu kỹ năng	Hướng dẫn, kèm cặp
Nhân viên có năng lực nhưng thiếu chủ động	Coaching
Nhân viên đủ năng lực và trách nhiệm	Trao quyền
Công việc cần nhiều góc nhìn	Tham vấn
Công việc rủi ro cao	Quy chuẩn / chỉ đạo rõ

Coaching phát huy hiệu quả nhất khi được đặt đúng vị trí trong chuỗi phát triển nhân viên. Ban đầu, nhân viên có thể cần chỉ đạo để hiểu việc. Sau đó, cần hướng dẫn để làm đúng. Khi đã có nền tảng, Coaching giúp nhân viên tự suy nghĩ và chịu trách nhiệm hơn. Khi đã đủ trưởng thành, trao quyền giúp nhân viên chủ động tạo kết quả.

Để xem bức tranh đầy đủ hơn, có thể đọc bài viết về các loại phong cách lãnh đạo và vai trò của Coaching trong quản lý.

Phát triển kỹ năng Coaching cho quản lý

Hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến phong cách lãnh đạo giúp quản lý biết khi nào nên dùng Coaching và khi nào cần kết hợp với phong cách khác. Tuy nhiên, để Coaching tạo ra hiệu quả, quản lý cần rèn luyện kỹ năng trong các tình huống thực tế.

Một cuộc Coaching hiệu quả thường cần ba năng lực quan trọng. Thứ nhất là lắng nghe để hiểu đúng vấn đề. Thứ hai là đặt câu hỏi để nhân viên tự nhìn nhận thực tế và lựa chọn giải pháp. Thứ ba là phản hồi và tạo cam kết hành động để cuộc trao đổi không dừng lại ở chia sẻ cảm xúc.

Chương trình Coaching Skills For Manager được thiết kế để giúp quản lý rèn luyện kỹ năng huấn luyện, kèm cặp và phát triển nhân viên thông qua tình huống gần với công việc thực tế. Chương trình giúp quản lý biết khi nào cần Coaching, cách đặt câu hỏi phù hợp và cách dẫn dắt nhân viên chuyển từ suy nghĩ sang hành động.

Khi Coaching được dùng đúng thời điểm, quản lý không cần luôn là người đưa ra đáp án. Thay vào đó, quản lý trở thành người giúp đội ngũ tự suy nghĩ, tự chịu trách nhiệm và từng bước nâng cao hiệu suất trong công việc.

>> Tham khảo thêm Các khóa đào tạo quản lý hiệu suất cao tại VMP Academy

Câu hỏi thường gặp