Cách đặt câu hỏi Coaching cho nhân viên giúp nhà quản lý khuyến khích nhân viên tự suy nghĩ, phân tích vấn đề và đề xuất hướng xử lý. Tuy nhiên, trong thực tế, không ít quản lý đã đặt nhiều câu hỏi nhưng nhân viên vẫn thường xuyên chờ hướng dẫn hoặc quyết định từ cấp trên.
Vấn đề không nằm ở số lượng câu hỏi mà ở cách quản lý sử dụng câu hỏi để dẫn dắt tư duy. Vậy làm thế nào để đặt câu hỏi trong Coaching thực sự giúp nhân viên chủ động hơn?
VMP Academy đã hướng dẫn cụ thể phương pháp và các tình huống ứng dụng trong bài viết Cách đặt câu hỏi Coaching cho nhân viên giúp đội ngũ chủ động hơn.
Nội dung bài viết:
Vì sao quản lý đặt câu hỏi nhưng nhân viên vẫn thiếu chủ động?
Trong công việc, khi nhân viên gặp khó khăn, quản lý thường hỏi về nguyên nhân hoặc tiến độ trước khi đưa ra giải pháp.
Tuy nhiên, một số câu hỏi như “Tại sao chưa hoàn thành?” hoặc “Sao không làm theo cách trước đây?” có thể khiến nhân viên tập trung giải thích hoặc tìm cách đáp ứng kỳ vọng của cấp trên, thay vì chủ động suy nghĩ.
Kỹ năng đặt câu hỏi Coaching hướng đến một mục tiêu khác: giúp nhân viên tự nhìn nhận vấn đề, khám phá những lựa chọn và chịu trách nhiệm với phương án đã đề xuất.
Thay vì tìm câu trả lời đúng theo suy nghĩ của quản lý, cuộc trao đổi cần tạo điều kiện để nhân viên phát triển khả năng giải quyết vấn đề trong phạm vi công việc của mình.
3 thay đổi giúp đặt câu hỏi Coaching hiệu quả hơn
1. Từ hỏi để kiểm tra sang hỏi để nhân viên phân tích
Câu hỏi kiểm tra giúp quản lý nắm thông tin, nhưng chưa chắc giúp nhân viên phát triển tư duy.
Chẳng hạn, thay vì chỉ hỏi “Công việc đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm?”, quản lý có thể hỏi thêm “Theo em, phần việc nào đang ảnh hưởng nhiều nhất đến tiến độ?”.
Cách hỏi này khuyến khích nhân viên không chỉ báo cáo tình trạng mà còn chủ động nhận diện vấn đề.
2. Từ đưa ra lựa chọn sang khuyến khích đề xuất
Khi nhân viên gặp khó khăn, quản lý dễ đưa ra phương án và hỏi nhân viên có đồng ý hay không.
Tuy nhiên, để huấn luyện nhân viên chủ động hơn, câu hỏi cần khuyến khích họ tự đưa ra nhận định.
Ví dụ: Thay vì hỏi “Em có nghĩ nên ưu tiên khách hàng A không?”, quản lý có thể hỏi “Dựa trên tình hình hiện tại, em sẽ ưu tiên khách hàng nào và vì sao?”.
Điều quan trọng là nhân viên có cơ hội trình bày cách suy nghĩ, không chỉ lựa chọn phương án có sẵn.
3. Từ trao đổi vấn đề sang thúc đẩy hành động
Một cuộc Coaching có thể giúp nhân viên hiểu rõ khó khăn nhưng chưa tạo ra thay đổi nếu thiếu cam kết thực hiện.
Vì vậy, sau khi nhân viên đề xuất giải pháp, quản lý cần tiếp tục dẫn dắt bằng những câu hỏi về hành động, thời hạn và cách theo dõi.
Coaching hiệu quả cần giúp nhân viên chuyển từ nhận thức sang việc làm cụ thể trong công việc.
Ví dụ đặt câu hỏi Coaching khi nhân viên chưa biết ưu tiên công việc
Tình huống: Một nhân viên đang xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và liên tục hỏi quản lý nên làm việc nào trước.
Thay vì trực tiếp sắp xếp thứ tự công việc, quản lý có thể hỏi:
Quản lý: “Theo em, trong những nhiệm vụ hiện tại, công việc nào ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu chung?”
Nhân viên: “Em nghĩ là hoàn thành tài liệu cho cuộc họp ngày mai.”
Quản lý: “Nếu ưu tiên công việc đó, những nhiệm vụ còn lại cần được điều chỉnh như thế nào?”
Nhân viên: “Em có thể chuyển phần tổng hợp dữ liệu sang chiều và trao đổi lại thời hạn với bộ phận liên quan.”
Thông qua cuộc trao đổi, nhân viên được khuyến khích xem xét mức độ ưu tiên và tự đề xuất cách tổ chức công việc.
Tuy nhiên, quản lý vẫn cần xem xét tính phù hợp của phương án và hỗ trợ khi có những vấn đề vượt quá thẩm quyền của nhân viên.
Đặc biệt, câu hỏi mở trong Coaching sẽ phát huy giá trị tốt hơn khi nhân viên đã có đủ kiến thức và kinh nghiệm để tham gia tìm giải pháp. Với người mới chưa nắm quy trình, hướng dẫn trực tiếp vẫn cần được ưu tiên.
Làm thế nào để rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi Coaching?
Để phát triển kỹ năng Coaching cho quản lý, việc biết một số câu hỏi mẫu là chưa đủ. Quản lý cần biết sử dụng câu hỏi phù hợp với từng tình huống, lắng nghe câu trả lời và dẫn dắt nhân viên đến hành động cụ thể.
Một cuộc trao đổi hiệu quả không nhất thiết phải kéo dài, nhưng cần giúp nhân viên làm rõ vấn đề và xác định bước tiếp theo.
Vậy nên bắt đầu cuộc Coaching bằng câu hỏi nào, khai thác nguyên nhân ra sao và làm thế nào để nhân viên tự đề xuất giải pháp?
Trong bài viết chuyên sâu trên VMP Academy, nội dung này được triển khai với:
- 4 bước đặt câu hỏi Coaching, từ làm rõ vấn đề đến chốt hành động.
- Ví dụ ứng dụng trong 3 tình huống quản lý thường gặp.
- Những sai lầm cần tránh khi đặt câu hỏi.
- Phương pháp rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi trong công việc.
>> XEM CHI TIẾT: CÁCH ĐẶT CÂU HỎI COACHING CHO NHÂN VIÊN GIÚP ĐỘI NGŨ CHỦ ĐỘNG HƠN
>> Xem khóa Coaching Skills For Manager
Cách đặt câu hỏi Coaching cho nhân viên hiệu quả không phải là hỏi càng nhiều càng tốt, mà là đặt đúng câu hỏi để nhân viên từng bước phát triển tư duy, khả năng tự giải quyết vấn đề và tinh thần trách nhiệm trong công việc.
