Nội dung bài viết:
Giới thiệu
Coaching nhân viên là một phần không thể thiếu trong việc phát triển năng lực cá nhân và thúc đẩy hiệu suất tổng thể của đội ngũ. Tuy nhiên, không phải lúc nào người quản lý cũng thực hiện coaching một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện những sai lầm thường gặp trong quá trình coaching và hướng dẫn bạn cách khắc phục để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển.
Lắng nghe sâu sắc và xây dựng lòng tin trong coaching
1. Sức mạnh của lắng nghe sâu sắc trong coaching
Trong quá trình coaching, lắng nghe tích cực đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng lòng tin và tạo ra một mối quan hệ hài hòa giữa quản lý và nhân viên. Lắng nghe sâu sắc không đơn thuần là việc nghe và ghi nhận thông tin, mà còn là việc thấu cảm, hiểu rõ những nhu cầu, mong muốn và những rào cản tiềm ẩn của người được coaching. Khi một người quản lý lắng nghe một cách chủ động và đồng cảm, họ không chỉ tạo ra sự gắn kết bền vững mà còn giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và coi trọng.
Sự lắng nghe chủ động là chìa khóa mở ra cánh cửa để hiểu sâu về tâm tư, động lực của nhân viên. Qua đó, người quản lý có thể điều chỉnh các câu hỏi mở, khuyến khích nhân viên tự tìm ra giải pháp cho vấn đề mà nhân viên đang đối mặt. Điều này không chỉ giúp nhân viên phát triển khả năng tự giải quyết vấn đề, mà còn tránh sự phụ thuộc vào các chỉ dẫn cụ thể từ quản lý. Như vậy, kỹ năng xây dựng lòng tin thông qua lắng nghe chủ động không chỉ thúc đẩy hiệu quả coaching mà còn hỗ trợ phát triển khả năng lãnh đạo tự thân của nhân viên.
Một môi trường an toàn tâm lý cũng là kết quả của việc lắng nghe không gián đoạn và trung lập. Nhân viên chỉ có thể cởi mở chia sẻ khi họ tin rằng những gì mình nói không bị phán xét hay chỉ trích. Việc giữ một thái độ trung lập, lắng nghe mà không ngắt lời, phản đối không chỉ tăng cường sự tin tưởng, mà còn thúc đẩy quá trình hợp tác hiệu quả giữa hai bên. Các nhà quản lý hiện đại, với mong muốn chuyển đổi phong cách lãnh đạo, có thể tham khảo thêm các kỹ thuật coaching cơ bản cho quản lý để nâng cao khả năng lắng nghe tích cực của mình.
Ngược lại, một sự lắng nghe thiếu đồng cảm và phản hồi vội vàng có thể làm suy yếu mối quan hệ giữa hai bên. Khi cảm thấy không được hiểu, nhân viên thường sẽ phản kháng hoặc thậm chí tránh né sự hướng dẫn tiếp theo. Do đó, chính sự lắng nghe thấu cảm đáng tin cậy mới là nền tảng vững chắc cho mối quan hệ coaching thành công và là động lực thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên.
2. Vượt qua thách thức trong việc đồng hành và lắng nghe nhân viên
Coaching không chỉ đơn thuần là đặt câu hỏi hay đưa ra giải pháp mà còn đòi hỏi sự đồng hành và lắng nghe sâu sắc đối với nhân viên. Thiếu lắng nghe là một trong những nguyên nhân chính khiến quá trình coaching không đạt được hiệu quả như mong đợi. Khi không có sự lắng nghe tích cực, người quản lý dễ dàng bỏ lỡ cơ hội để hiểu rõ hơn về nhân viên của mình và những thách thức họ đang đối mặt.
Một lỗi phổ biến là người quản lý thường quá chú tâm vào việc chuẩn bị phản hồi hoặc đưa ra các giải pháp nhanh chóng mà quên lắng nghe cho đến khi nhân viên trình bày hết ý kiến. Hậu quả là nhân viên cảm thấy tiếng nói của mình bị bỏ qua, dẫn đến việc thiếu hợp tác và giảm sự cởi mở trong các cuộc trò chuyện tiếp theo. Họ có thể cảm thấy mình không được tôn trọng hoặc đánh giá đúng mức, tạo ra một môi trường làm việc đầy căng thẳng và thiếu an toàn.
Việc xây dựng lòng tin thông qua lắng nghe tích cực có thể giúp thay đổi tình trạng này. Khi nhân viên nhận thấy mình được lắng nghe thực sự, họ không những cảm thấy an toàn hơn khi chia sẻ những khó khăn mà còn thấy được sự quan tâm chân thành từ phía người quản lý. Điều này tạo nền tảng vững chắc để thắt chặt mối quan hệ và tăng cường động lực làm việc.
Để thực hành lắng nghe hiệu quả, người quản lý có thể thực hiện một số biện pháp như duy trì ánh mắt, sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực, và đặt những câu hỏi mở. Quan trọng hơn, cần tạo ra môi trường coaching nơi nhân viên có thể chia sẻ mà không lo sợ bị chỉ trích. Kỹ năng lắng nghe không chỉ nâng cao hiệu quả coaching mà còn là chìa khóa để phát triển mối quan hệ nội bộ và phát triển cá nhân và tổ chức bền vững hơn.
Việc tự học và rèn luyện các kỹ năng coaching cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện khả năng lắng nghe của nhà quản lý. Để khám phá thêm các phương pháp và kỹ thuật hiệu quả, bạn có thể tham khảo các sách và tài nguyên hữu ích.
Tầm Quan Trọng Của Khoảng Thời Gian Đều Đặn Trong Coaching 1-1
1. Ưu Tiên Thời Gian Cho Coaching: Chìa Khóa Thúc Đẩy Phát Triển Đội Ngũ
Một trong những thách thức lớn nhất mà nhiều lãnh đạo gặp phải khi triển khai coaching là không ưu tiên thời gian cho quá trình này. Để thực hiện tốt công tác coaching 1:1, việc sắp xếp lịch trình và coi nó như một phần không thể thiếu trong vận hành hàng ngày là cực kỳ quan trọng.
Áp lực từ công việc và sự thiếu nhận thức về tầm quan trọng của coaching khiến nhiều lãnh đạo không xem nó như một ưu tiên. Việc này không chỉ làm giảm hiệu quả coaching, mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của nhân viên. Khi không có một khoảng thời gian cố định để thực hiện coaching, nhân viên khó có thể cảm nhận được sự quan tâm và hỗ trợ từ cấp trên, từ đó giới hạn khả năng phát triển.
Giải pháp cho thách thức này bắt đầu từ việc tích hợp coaching vào chính lịch trình công việc hàng ngày. Điều này không chỉ giúp tinh giản hóa quá trình mà còn làm cho coaching trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa tổ chức. Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý thời gian như ma trận Eisenhower, lãnh đạo có thể ưu tiên nguồn lực và thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng mà không cấp bách—trong đó có cả coaching.
Hơn nữa, xây dựng một văn hóa tổ chức hỗ trợ coaching cũng là điều cần thiết. Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận tinh tế, tôn trọng bản sắc từng cá nhân và tạo dựng môi trường để mọi người có thể cởi mở chia sẻ suy nghĩ, ý kiến của mình. Lãnh đạo không nên chỉ đơn thuần đặt câu hỏi, mà cần biết lắng nghe và hướng dẫn nhân viên qua từng giai đoạn phát triển.
Cuối cùng, sự kiên nhẫn trong việc lãnh đạo là cần thiết để thấy được hiệu quả của coaching. Đừng biến việc coaching thành một nhiệm vụ cấp tốc để nhanh thấy kết quả, mà hãy xây dựng một quá trình phát triển bền vững và lâu dài cho đội ngũ. Coaching không chỉ đem lại giá trị cho cá nhân mà còn thúc đẩy cả tổ chức phát triển mạnh mẽ.
Để biết thêm về cách tích hợp coaching vào các hoạt động hàng ngày và quản lý hiệu quả, bạn có thể tham khảo thêm tại tích hợp coaching quản lý hiệu suất doanh nghiệp.
2. Khắc phục thách thức thời gian và xây dựng lịch coaching hiệu quả
Trong thế giới kinh doanh hiện đại, thời gian là một trong những nguồn tài nguyên quý giá nhất và thường xuyên bị xem nhẹ trong bối cảnh coaching nhân viên. Nhiều lãnh đạo bỏ sót tầm quan trọng của việc thiết lập lịch coaching cố định và đều đặn, dẫn tới việc coaching trở thành một hoạt động ít được ưu tiên.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là cảm giác rằng coaching tốn quá nhiều thời gian và không trở thành một trọng điểm trong chiến lược kinh doanh. Tuy nhiên, hiệu quả từ coaching 1-1 không thể đạt được nếu thiếu cam kết thời gian từ cả lãnh đạo và nhân viên. Quá trình này cần sự linh hoạt trong việc sắp xếp lịch trình, đảm bảo cả hai bên có thể tập trung tối đa.
Lãnh đạo thường gặp khó khăn trong việc phân bổ thời gian do áp lực công việc và hạn chế nguồn lực. Đối diện với nhiều nhiệm vụ ưu tiên khác, coaching có xu hướng bị xếp xuống dưới cùng danh sách việc cần làm. Để khắc phục điều này, một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả là cần thiết. Việc biết từ chối những nhiệm vụ không cần thiết, ủy thác công việc và tổ chức công việc chặt chẽ sẽ tạo điều kiện phân bổ thời gian cho coaching.
Ngoài ra, để xây dựng một lịch trình coaching khoa học, việc xác định rõ ưu tiên và tích hợp coaching như một phần thiết yếu của công việc là rất quan trọng. Đổi mới cách nhìn nhận và xây dựng văn hóa doanh nghiệp coi trọng coaching sẽ tạo động lực thúc đẩy nhân viên, giúp họ cảm nhận rõ giá trị của coaching đối với sự phát triển cá nhân và tổ chức. Xem thêm về cách tích hợp coaching hiệu quả.
Tóm lại, bằng cách nhìn nhận lại vai trò của coaching và thiết lập lịch trình hợp lý, lãnh đạo không những có thể tối ưu hóa thời gian mà còn phát triển kỹ năng lãnh đạo của mình, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững cho nhân viên và tổ chức.
Áp đặt giải pháp và phản hồi không đúng cách trong coaching
1. Kiểm soát quá chặt chẽ: Khắc tinh của sự sáng tạo nhân viên
Trong coaching, nếu quản lý mắc bệnh “áp đặt” nghĩa là giữ chặt quyền kiểm soát mọi chi tiết thì rất dễ làm thui chột khả năng sáng tạo của nhân viên. Việc nhà quản lý chỉ tập trung vào việc áp đặt ý kiến cá nhân và quản lý vi mô thay vì khuyến khích sự sáng tạo làm cho môi trường làm việc trở nên gò bó, không gian sáng tạo của nhân viên bị hạn chế, khiến họ cảm thấy như những mắt xích không có giá trị tự do.
Khi môi trường làm việc tràn ngập các chỉ đạo cứng nhắc mà thiếu vắng không gian để thỏa sức tư duy, nhân viên thường rơi vào trạng thái trì trệ. Không dám đề xuất ý tưởng mới và sợ sai lầm là những hậu quả thường thấy. Điều này không chỉ ngăn cản sự phát triển cá nhân của từng nhân viên mà còn có thể làm suy yếu khả năng cạnh tranh chung của toàn bộ tổ chức. Thực tế chỉ ra rằng, nhân viên được tự do phát huy sáng tạo sẽ có động lực làm việc hơn, và phần thưởng vật chất cũng không thể thay thế.
Một quản lý giỏi cần học cách chuyển từ chiến lược “chỉ đạo” sang “khuyến khích” và “hỗ trợ” sáng tạo. Việc trao quyền sẽ giúp nhân viên phát huy hết tiềm năng của mình, chủ động tìm ra giải pháp mới mà không quá phụ thuộc vào sự đồng ý từ cấp trên. Quản lý cũng nên tạo lập văn hóa nơi nhân viên cảm thấy an toàn khi đưa ra những ý tưởng không theo chuẩn mực mà không bị phê phán. Đồng thời, việc động viên nội tại, khuyến khích đổi mới, công nhận nỗ lực sáng tạo sẽ là nguồn động lực lớn cho nhân viên.
Nếu không thay đổi, hậu quả có thể rất nghiêm trọng. Nhân viên có khả năng sáng tạo sẽ tìm kiếm những cơ hội mới bên ngoài, gây giảm năng suất và khả năng đổi mới của tổ chức. Từ việc quản lý bằng cách kiểm soát chi tiết, hãy tập trung vào kết quả chung để nhân viên thấy được sự tin tưởng và có không gian tự do để phát triển. Học kỹ năng coaching hiệu quả có thể là bước đi đầu tiên cho nhà quản lý muốn tạo ra thay đổi tích cực trong tổ chức của mình.
2. Sự Thiếu Cân Bằng Trong Phản Hồi và Hậu Quả Tiêu Cực
Trong quá trình coaching, việc phản hồi không cân bằng có thể tạo ra nhiều hệ lụy tiêu cực đối với sự phát triển của nhân viên. Hầu hết các vấn đề nảy sinh từ việc người quản lý thiếu kỹ năng phản hồi hợp lý, chỉ đề cao mặt tiêu cực mà không biểu dương nỗ lực hay thành tựu của nhân viên.
Áp đặt giải pháp và phản hồi không đúng cách thường khiến nhân viên mất động lực và tự chủ trong công việc. Khi chỉ có một hướng làm việc và phạm vi sáng tạo bị thu hẹp, nhân viên dễ rơi vào trạng thái “bị động”, cảm thấy công việc giống như lời chỉ trích hơn là cơ hội phát triển. Điều này không chỉ giảm khả năng sáng tạo mà còn ngăn chặn những cải tiến mới trong quy trình làm việc. Việc trao quyền và khuyến khích nhân viên thể hiện bản thân đóng vai trò cốt lõi trong việc nuôi dưỡng một môi trường làm việc sáng tạo và đột phá.
Phản hồi tiêu cực chiếm phần lớn tương tác giữa quản lý và nhân viên có thể gây áp lực tâm lý, khiến nhân viên sợ hãi mỗi khi nhận được phản hồi. Cách này khiến họ cảm thấy thiếu sự tin tưởng và đánh giá cao từ phía quản lý, giảm đi động lực cống hiến. Thay vì vậy, các nhà quản lý nên hướng tới cách phản hồi mang tính khuyến khích và cân bằng, giúp nhân viên nhận thức được điểm chưa tốt cần cải thiện song song với việc ghi nhận những thành tựu đã đạt được.
Để xây dựng một môi trường phản hồi tích cực, quản lý có thể dụng phương pháp sandwich: bắt đầu với lời khen, chỉ ra nhược điểm cần khắc phục, rồi kết thúc bằng lời động viên. Cách tiếp cận này giúp bảo vệ tinh thần nhân viên, đồng thời khuyến khích họ trong hành trình phát triển cá nhân. Tìm hiểu thêm về phương pháp phản hồi hiệu quả có thể là một ý tưởng sáng giá để quản lý điều chỉnh cách thức phản hồi của mình.
Khi hiểu rõ và áp dụng đúng cách phản hồi trong coaching, không chỉ cải thiện môi trường làm việc mà còn nâng cao tinh thần đồng đội và hiệu suất công việc.
Kết luận
Coaching là một hành trình dài hơi đòi hỏi sự kiên trì, lắng nghe và phản hồi tích cực từ phía quản lý. Tránh các sai lầm phổ biến sẽ giúp tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và phát triển tự nhiên, từ đó nâng cao hiệu suất cá nhân cũng như của toàn đội ngũ.
Bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu suất và phát triển đội ngũ? Yêu cầu tư vấn ngay để nhận chương trình đào tạo và lộ trình phát triển thói quen huấn luyện tại Coaching Skills For Manager.
Về chúng tôi
Coaching Skills For Manager là Học viện đào tạo chuyên sâu thuộc VMP Academy, Coaching Skills cung cấp các giải pháp đào tạo thực chiến về năng lực huấn luyện dành cho quản lý. Chúng tôi giúp biến nhà quản lý thành những người lãnh đạo khai vấn, có khả năng xây dựng đội ngũ tự chủ, sáng tạo và hiệu suất cao. Khám phá lộ trình phát triển năng lực lãnh đạo tại: www.coachingskills.vn