Phản hồi là một trong những hoạt động phổ biến nhất được các doanh nghiệp áp dụng nhằm cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngày nay, không khó để tìm thấy các bài viết liên quan đến cách thức phản hồi nhân viên. Nhờ vậy, các nhà quản lý có thể hiểu hơn về việc làm sao để những phản hồi họ đưa ra sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.
Dù vậy, vẫn tồn đọng một số yếu tố tác động khiến các quản lý đưa ra những phản hồi không đúng sự thật, làm ảnh hưởng nặng nề đến hiệu quả làm việc của nhân viên. Một trong số các yếu tố đó là những quan niệm sai lầm của họ về quá trình này.
Xem thêm: 5 mẹo giúp Quản lý phản hồi nhân viên hiệu quả
Nội dung bài viết:
1. Đưa ra phản hồi tốt hơn là không làm gì
Nhiều nhà quản lý có xu hướng đưa ra những phản hồi cho nhân viên của họ mỗi khi có thể mà không để tâm lắm đến sự cần thiết của nó. Những phản hồi được truyền tải một cách sơ sài, không đúng thời điểm không những không mang lại kết quả gì mà chúng còn có thể gây hại cho tổ chức.
Những phản hồi kém chất lượng hay không cần thiết có thể khiến nhân viên trở nên bối rối với công việc mà họ đang làm tốt. Một nghiên cứu cho thấy hơn ⅓ lượng phản hồi từ các doanh nghiệp gây ra sự giảm sút về hiệu suất làm việc của nhân viên. Vì vậy, các quản lý không nên tác động đến nhân viên nếu họ không thể đưa ra phản hồi chất lượng nào.
2. Các nhân viên không muốn nhận phản hồi
Có một số nguyên nhân để giải thích cho quan niệm này, chẳng hạn như vì tác động tiêu cực của phản hồi rút ra từ quan niệm trên. Tuy nhiên, các nhân viên chỉ không thích những phản hồi kém chất lượng và không giúp ích gì cho họ. Về cơ bản họ thật sự mưu cầu nhận được những phản hồi từ cấp trên để giúp họ cải thiện khả năng của bản thân.
Bên cạnh đó, một số nhân viên có xu hướng né tránh cấp trên khi năng suất làm việc của họ trở nên kém đi. Điều này vô tình khiến các nhà quản lý trở nên mơ hồ về điều các nhân viên thích với điều họ cần. Những phản hồi không mấy tích cực từ sếp có thể khiến họ trở nên không vui, nhưng rồi họ sẽ cảm thấy hài lòng vì đã nhận ra căn nguyên cho những vấn đề họ gặp phải cũng như cách để giải quyết chúng.
3. Cần chọn thời điểm thích hợp để đưa ra phản hồi
Lựa chọn thời điểm để phản hồi nhân viên là điều cần thiết, nhưng các nhà quản lý không nên suy nghĩ quá nhiều về điều đó. Những phản hồi tiêu cực tất nhiên nên được trao đổi riêng tư nhưng những cuộc họp như vậy nên được sắp xếp sớm. Điều các nhân viên cần là sếp của họ luôn thẳng thắn với họ và không che giấu những cảm xúc tiêu cực để rồi bộc phát vào một lúc nào đó trong tương lai. Điều này cũng giúp các nhà quản lý xây dựng lòng tin của nhân viên đối với mình. Sẽ thật không hay nếu để các nhân viên lo lắng, căng thẳng vào cuối tuần để suy diễn về lời chỉ trích của sếp vào tuần sau đó.
4. Phản hồi tiêu cực chỉ khiến mọi thứ tệ hơn
Một số quản lý quan niệm rằng những phản hồi tiêu cực sẽ chỉ khiến nhân viên của họ trở nên thất vọng và chán nản. Kết quả là khi năng suất làm việc của nhân viên kém đi, họ sẽ lựa lời để nói với nhân viên và đôi khi những điều họ nói ra không mang lại bất cứ hiệu quả thực tế nào.
Mặt khác, những phản hồi tích cực được họ sử dụng thường xuyên với niềm tin rằng chúng sẽ tăng động lực làm việc của nhân viên. Dù vậy, một nghiên cứu cho thấy phản hồi tích cực có thể làm giảm nỗ lực của nhân viên. Lý do là khi nhận được lời khen từ sếp, nhân viên có xu hướng giữ cho năng suất làm việc ở mức tương tự thay vì cố gắng đạt được những điều lớn hơn.
5. Quản lý là người duy nhất có trách nhiệm đưa ra phản hồi
Không phủ nhận rằng quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng phản hồi mà các nhân viên nhận được. Dù vậy, trong môi trường làm việc hiện đại với sự tích hợp nhiều hình thức làm việc khác nhau như làm việc theo nhóm, quản lý không phải là người nên đưa ra các phản hồi. Khi đó, sẽ tốt hơn nếu các nhân viên đưa ra những phản hồi cho nhau khi họ đã làm việc trực tiếp cùng nhau trong một dự án và hiểu được những điểm mạnh cũng như điểm yếu của nhau.
Vai trò của người quản lý trong trường hợp này chỉ là tạo ra môi trường phản hồi giữa các nhân viên. Do đó, các nhân viên không nên kỳ vọng vào những phản hồi từ sếp của họ vì chất lượng của chúng sẽ không được đảm bảo và có thể sai lệch so với thực tế.
Lời cuối:
Để có thể phản hồi nhân viên hiệu quả là một thách thức rất lớn đối với các nhà quản lý. Một nghiên cứu trên thế giới cũng xác nhận điều này khi kỹ năng đưa ra phản hồi mang tính xây dựng nằm ở vị trí cuối trong danh sách năng lực lãnh đạo. Một lời khuyên dành cho các quản lý là hãy thật sự tin tưởng vào năng lực cũng như sự tiến bộ của các nhân viên và đưa ra những phản hồi một cách cởi mở và chân thành nhất. Các nhân viên sẽ đánh giá cao điều đó và nỗ lực chứng tỏ bản thân đến mức họ không thể ngờ tới.
Tìm hiểu thêm về khóa đào tạo: Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên
