03 “điểm vàng” trong kinh nghiệm huấn luyện nhân viên

Theo thống kê của BlessingWhite 73% các nhà quản lý từng tham gia các khóa huấn luyện nhân viên. Thế nhưng chất lượng và hiệu quả mang lại chưa cao vì chỉ 23% các nhà quản lý (tức chưa đến ¼) cho rằng huấn luyện tác động đến hiệu quả đội ngũ của họ. Còn 10% nói rằng huấn luyện chỉ mang lại ảnh hưởng tiêu cực. Chưa có kinh nghiệm là một trong những nguyên nhân khiến nhà quản lý sử dụng huấn luyện một cách tốt nhất. Bởi vì huấn luyện là một quá trình cần được đào tạo một cách bài bản từ kỹ năng, phương pháp, mô hình. Nhưng để đến với những vấn đề chuyên sâu, nhà quản lý cần phải hiểu 03 điểm vàng sau đây trong kinh nghiệm huấn luyện nhân viên. Tham khảo thêm khóa học : Kinh nghiệm huấn luyện và kèm cặp

Nhận thức vàng

Muốn thực hiện một công việc nào đó, trước tiên chúng ta phải nhận thức rõ ràng về lợi ích, cách hoạt động, làm thế nào để chúng diễn ra trơn tru, hiệu quả. 4 điều sau đây sẽ “phơi bày” cho nhà quản lý những nhận thức rõ ràng của huấn luyện

Nhân viên chỉ phát triển khi tự mình làm

Mặc dù nhiều nhà quản lý thường phủ nhận họ biết nhiều điều hơn các thành viên. Nhưng nhà quản lý vẫn có thói quen hay chen ngang vào công việc của nhân viên. Điều này nằm ở bản chất con người. Bởi vì chúng ta thường muốn đóng vai chuyên gia khi gặp vấn đề của người khác.

Kinh nghiệm huấn luyện nhân viên

Vấn đề ở đây là khi chúng ta không trao nhân viên cơ hội giải quyết công việc, họ sẽ không tiến bộ. Về sau, nhân viên phụ thuộc vào cấp trên và không bao giờ đạt được mục tiêu đúng với thực lực của họ.

Huấn luyện là “khoản đầu tư” lâu dài

Huấn luyện là một quá trình đòi hỏi cả tâm sức lẫn thời gian. Huấn luyện là “một khoản đầu tư” vào những nhân viên có khả năng đem lại “lợi nhuận cao”. Nhân viên học hỏi, họ phát triển, cải thiện hiệu suất, hài lòng và gắn kết hơn mang lại cho tổ chức sự thành công hơn.

Học cách huấn luyện

Chúng ta không thể xem qua vài bài viết, tham gia một số khóa học và huấn luyện thành công. Điều quan trọng, chúng cần phải có một khuôn khổ và cơ hội thực hành. Hầu hết các nhà quản lý giỏi huấn luyện đều sử dụng mô hình T.GROW làm khung. T.GROW được tin dùng vì mô hình này dễ nhớ và cung cấp một lộ trình cho bất kỳ cuộc trò chuyện huấn luyện nào.

Kinh nghiệm huấn luyện nhân viên

• Topic – Chủ đề : Mục đích của cuộc huấn luyện là gì? Cụ thể hơn “Hãy đưa ra lý do, động lực giúp nhân viên của bạn tham gia vào cuộc huấn luyện này một cách chủ động nhất”
• Goal – Mục tiêu: Mục tiêu của cuộc huấn luyện này đã đạt được những gì? Hãy cụ thể tất cả bằng con số, hành động, những gì có thể đo đếm được. Chỉ như vậy, nhà Quản lý và nhân viên mới xác định đúng những việc cần làm.
• Reality – Thực tế: Vấn đề mà nhân viên đang mắc phải là gì? Đưa ra các chỉ số, hình ảnh, thông tin một cách khéo léo, tinh tế để nhân viên nhìn nhận các vấn đề, những điều chưa tốt một cách tích cực.
• Option – Những giải pháp: Đâu là giải pháp để khắc phục tình trạng trên? Nhà quản lý đưa ra những giải pháp phù hợp, đem lại hiệu quả với thực trạng đang diễn ra.
• What’sNext – Điều gì tiếp theo: Hành động cụ thể nào cho các giải pháp? Nhà quản lý và nhân viên cần có một kế hoạch thực hiện cụ thể, thời gian chi tiết và kèm theo cách thức đo lường kết quả.

Học các chuyên gia huấn luyện và liên tục rèn luyện kỹ năng

Để học cách huấn luyện hoàn hảo, các nhà quản lý nên trải nghiệm, học hỏi từ những người thực sự giỏi về vai trò này. Sau đó, đọc một cuốn sách hay tham khảo từ nhiều nguồn về chủ đề này (video, bài viết, Ebook,…). Chỉ có một cách duy nhất để thành thạo đó là thực hành, thực hành và thực hành. Trải qua một thời gian thực hành và nhận được những phản hồi, nhà quản lý trở nên ít phụ thuộc hơn vào khung mặc định và dần dần thoải mái nhảy từ bước này sang bước khác.

Đặt câu hỏi vàng

Đặt câu hỏi là một cách huấn luyện nhân viên hoàn hảo

Với vị trí của mình, không ít nhà quản lý thường xuyên muốn nói, muốn trình bày hơn là hỏi hay lắng nghe nhân viên. Nếu nói với nhân viên, về cơ bản nhà quản lý sẽ cung cấp cho cấp dưới những chỉ dẫn cần phải thực hiện. Nhân viên có thể hiểu hoặc chưa, và điều thường thấy là họ vẫn thực hiện công việc, không hỏi lại nhà quàn lý. Điều này dẫn đến những bất cập, phát sinh mà đáng lý có thể giải quyết nếu nhân viên làm rõ ngay từ ban đầu. Và đặt câu hỏi chính là cách giúp nhân viên đi vào một “con đường” suy nghĩ dẫn đến kết luận và quyết định hiệu quả. Chính vì thế, việc đặt một loạt câu hỏi mở để hướng dẫn nhân viên theo một luồng lý luận cụ thể là cách vô cùng mạnh mẽ để huấn luyện nhân viên.

Một ví dụ nên cần đặt câu hỏi

Một ví dụ như nhân viên mắc lỗi và không ít nhà quản sẽ chỉ trích, trách mắng nhân viên. Nếu là một nhà quản lý, với hành động như thế không thể mang lại cho nhân viên bất cứ điều gì có lợi. Thay vì chỉ trích, hãy hỏi nhân viên nguyên nhân tại sao lại gây ra lỗi và đặt ra nhiều câu hỏi cụ thể hơn về sự việc, tình trạng, hậu quả. Những câu hỏi mà nhà quản lý cần đặt trong tình huống này là nguyên nhân do đâu lại xảy ra việc này? Hiện tại, thiệt hại đang như thế nào? Việc này xảy ra lúc nào? Khi đặt câu hỏi, nhà quản lý sẽ giúp cho nhân viên biết cách giải quyết và khắc phục hậu quả của mình. Thêm một chút tinh tế trong giao tiếp, hãy cho nhân viên thấy cần phải làm cụ thể những gì để có thể từng bước một sửa chữa sai sót.

Điều gì để thành thạo đặt câu hỏi

Có 3 bước giúp nhà quán lý đặt câu hỏi hiệu quả:

• Bước 1: Hỏi rõ ràng và chính xác
• Bước 2: Dừng lại cho người nghe có thời gian suy nghĩ
• Bước 3: Hỏi lại cách khác nếu người nghe không trả lời được

Có 2 dạng câu hỏi cần xác định:

• Câu hỏi đóng, dùng để:
  • Xác nhận
  • Kiểm tra sự hiểu biết
  • Tìm kiếm chi tiết cụ thể

Những câu hỏi đóng đòi hỏi một câu trả lời “Có” hay “Không”. Phương pháp đặt câu hỏi này phù hợp trong trường hợp chúng ta cần xác nhận một điểm nhất định. Ví dụ “Có phải khách hàng đã từ chối em phải không?”, “Em là người quyết định dừng chiến dịch này phải không?”, “Bạn không muốn làm việc tăng ca?

• Câu hỏi mở, dùng để:
  • Ai? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Như thế nào?
  • Dùng để khai thác thông tin chiều sâu.

Một câu hỏi mở được đặt theo cách đòi hỏi người khác phải đưa ra ý kiến. Dạng câu hỏi này đặc biệt hữu ích trong các tình huống mà chúng ta cần nhân viên đưa ra quan điểm của mình. Ví dụ: “Khách hàng đã đưa ra quan điểm như thế nào khi họ không mua?”, “Tại sao doanh số tháng này của cửa hàng lại thiếu 3%?” …

Kinh nghiệm huấn luyện nhân viên

Những cái “được” và “không được” khi đặt câu hỏi

   Được

• Hỏi rõ ràng và chính xác tập trung vào một vấn đề.
• Đưa ra câu hỏi khơi gợi suy nghĩ ở người nghe.
• Đưa ra câu hỏi phù hợp với sự hiểu biết của người nghe

 Không được

• Đặt câu hỏi mơ hồ, bao gồm nhiều vấn đề.
• Đặt câu hỏi không khuyến khích người nghe suy nghĩ.
• Đưa ra câu hỏi nhưng người nghe không trả lời được.
• Đưa ra câu hỏi để bẫy người nghe.

Giống như các kỹ năng khác, đặt câu hỏi cần phải thực hành thường xuyên. Chúng ta phải thường xuyên luyện tập, kỹ năng sẽ được cải thiện và mài dũa theo thời gian. Hãy nhớ rằng, muốn nhân viên phát triển và cuộc huấn luyện theo kết quả tốt, điều đó đến từ việc hỏi những câu hỏi hay.

Nguyên tắc vàng

GHI NHỚ nằm lòng và THỰC HIỆN huấn luyện dựa theo 3 nguyên tắc này để thành thạo việc “Coaching” nhân viên và tạo ra một đội ngũ giỏi việc

Đưa ra phản hồi một cách thường xuyên, chính xác

Cố gắng dành thời gian đưa ra những phản hồi và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Nhân viên chắc chắn muốn biết hiệu suất của họ được đánh giá như thế nào, những gì đang làm tốt và chỗ cần cải thiện. Tổ chức cuộc gặp mặt 1:1, để có thể trao đổi một cách cởi mở và tôn trọng nhau. Nên xem xét cài đặt lời nhắc trong điện thoại để cung cấp phản hồi nhất quán cho mỗi cá nhân.

Đẩy nhân viên đến giới hạn của họ

Mặc dù chúng ta hoàn toàn không muốn gây áp lực lên nhân viên, nhưng để họ phát triển, ta cần phải đẩy từng cá nhân ra khỏi vùng an toàn của mình. Những nhân tố chán nản, thờ ơ có nhiều khả năng buông lơi trách nhiệm của mình, chính vì thế họ cần phải được thử thách để phát triển. Đánh giá kinh nghiệm và xem xét kỹ năng của từng người. Sau đó trao việc để họ đảm nhận nhiệm vụ hoặc vai trò mới giúp bản thân phát triển. Luôn trong tâm thế sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên có câu hỏi.

Coi thất bại là việc thường xuyên

Dĩ nhiên, không phải việc nào cũng có thể đi theo kế hoạch. Những sai lầm hoàn toàn có thể xảy ra, đó là một phần của công việc. Rất nhiều nhà quản lý giỏi trước khi có kinh nghiệm huấn luyện nhân viên, họ cũng trầy trật và thất bại xảy đến. Tuy nhiên điều quan trong là họ chấp nhận cái sai và thất bại điều tất yếu trong mọi việc. Không nên chỉ vì thất bại mà chúng ta “di chuyển” kỳ vọng để tạo ra một tiêu chuẩn thấp hơn ban đầu. Thay vì chỉ trích nhân viên bởi sai lầm của họ, hãy để họ giải thích và đưa ra phương án khắc phục. Luôn giữ suy nghĩ tích cực và hướng đến giải pháp. Từ nhận thức, đặt câu hỏi cho đến nguyên tắc trong huấn luyện sẽ trang bị cho người quản lý “hành trang” để sẵn sàng triển khai một chương trình “Coaching” đúng nghĩa. Thế nhưng để cuộc huấn luyện của bạn phát huy một cách tốt nhất, một chuyên gia và một chương trình bài bản, chuyên sâu là điều bạn cần. Khóa học Eight – Skill Coaching for Manager là một trong những chương trình huấn luyện lâu đời và được tạo ra bởi những chuyên gia “Coaching” có kinh nghiệm lâu năm. Hãy tham khảo tại:

Kinh nghiệm huấn luyện nhân viên