Mô hình 6 sigma – Bí quyết quản lý đội nhóm

6 sigma (Six sigma) là một phương pháp quản lý chất lượng, được thiết kế để giảm thiểu sai sót, cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Làm thế nào để áp dụng 6 sigma vào quản lý đội nhóm hiệu quả và nâng cao trải nghiệm nhân viên? Cùng khám phá ngay tại bài viết này!

Nội dung thuộc Góc nhìn chuyên gia

 

Mô hình quản lý 6 sigma là gì? Quy trình DMAIC là gì?

6 sigma là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình do Motorola phát triển vào cuối thập niên 1980, với mục tiêu tìm ra và loại bỏ sai sót trong quy trình để nâng cao chất lượng sản phẩm. Phương pháp này chú trọng đến việc đo lường và cải thiện quy trình thông qua xác định nguyên nhân và xử lý lỗi. Điểm nổi bật của Six sigma là việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu để xác định vấn đề và đề xuất giải pháp cải tiến.

DMAIC là một quy trình cải tiến được sử dụng rộng rãi trong phương pháp Six Sigma để giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng. DMAIC là viết tắt của:

• Define (Xác định): Xác định rõ vấn đề cần giải quyết, mục tiêu và phạm vi của dự án.
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu về quy trình hiện tại để đánh giá hiệu suất và xác định các chỉ số quan trọng (KPIs).
• Analyze (Phân tích): Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
• Improve (Cải tiến): Đề xuất và triển khai các giải pháp để cải thiện quy trình.
• Control (Kiểm soát): Thực hiện các biện pháp để theo dõi và duy trì cải tiến.

Một vài doanh nghiệp nổi tiếng đã áp dụng thành công DMAIC và Six sigma:

• Motorola: Công ty tiên phong trong việc áp dụng và phát triển Six Sigma nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và quy trình.
• General Electric (GE): GE đã triển khai Six Sigma trên toàn bộ tổ chức, mang lại những cải tiến đáng kể về hiệu suất và chất lượng.
• Ford Motor Company: Áp dụng Six Sigma để tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng xe hơi.
• Samsung: Sử dụng Six Sigma để cải thiện chất lượng sản phẩm điện tử và tăng cường hiệu quả hoạt động.
• Caterpillar: Ứng dụng Six Sigma để giảm thiểu lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

05 lợi ích của mô hình 6 sigma trong quản lý đội nhóm?

1. Giảm thiểu xung đột và tăng cường hợp tác 

Mô hình 6 sigma giúp đội nhóm dễ dàng nhận diện và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ gây ra xung đột, từ đó xây dựng một quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch. Mỗi thành viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, cũng như của đồng đội. Nhờ vậy, sự hiểu lầm và mâu thuẫn được giảm thiểu đáng kể, đồng thời tinh thần hợp tác giữa các thành viên trong nhóm trở nên mạnh mẽ hơn.

2. Tối ưu hóa quy trình làm việc 

6 sigma nổi bật với khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc. Khi được áp dụng vào quản lý đội nhóm, phương pháp này giúp phát hiện và loại bỏ các bước không cần thiết hoặc sai sót trong quy trình làm việc. Kết quả là nhóm có thể hoạt động một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Đồng thời tăng cường khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn.

3. Cải thiện chất lượng công việc 

6 sigma không chỉ hướng tới việc hoàn thành công việc mà còn nhấn mạnh vào việc duy trì chất lượng cao nhất. Thông qua các công cụ phân tích và đo lường hiệu suất của Six Sigma, các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình làm việc có thể được phát hiện và xử lý kịp thời. Điều này đảm bảo sản phẩm hay dịch vụ mà nhóm cung cấp luôn đạt chất lượng tối ưu, đồng thời tạo ra giá trị cao cho tổ chức.

4. Nâng cao trải nghiệm nhân viên 

Khi quy trình làm việc được tối ưu và đội nhóm làm việc hiệu quả, sự hài lòng của nhân viên với công việc cũng sẽ tăng lên. 6 sigma tạo ra một môi trường làm việc mà mỗi người đều nhận thức rõ về trách nhiệm và vai trò của mình. Nhân viên sẽ giảm bớt căng thẳng, có xu hướng làm việc hiệu quả hơn khi họ cảm thấy công sức được ghi nhận và góp phần vào thành công chung của nhóm. Từ đó giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên. 

5. Linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề 

6 sigma trang bị cho quản lý đội nhóm các công cụ để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thay vì phản ứng theo cảm tính, quản lý có thể dựa trên dữ liệu và phân tích để đưa ra quyết định chiến lược. Điều này không chỉ giúp khắc phục các vấn đề hiện tại mà còn phòng ngừa các thách thức có thể nảy sinh trong tương lai.

Cách áp dụng mô hình 6 sigma vào quản lý đội nhóm

Để đội nhóm làm việc hiệu quả và đạt kết quả tốt, hãy thử áp dụng quy trình DMAIC của 6 sigma.

 

1. Define (Xác định)

• Mục tiêu: Xác định rõ các vấn đề đang ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Ví dụ: tỷ lệ nghỉ việc cao, hiệu suất thấp, hoặc sự không hài lòng trong công việc.
• Phạm vi: Xác định phạm vi của vấn đề để tập trung giải quyết. Ví dụ: chỉ tập trung vào một phòng ban hoặc một nhóm nhân viên cụ thể.
• Kỳ vọng: Đặt mục tiêu cụ thể như giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống dưới 5% trong vòng 6 tháng hoặc cải thiện hiệu suất làm việc của một nhóm nhân viên lên 10% trong quý tới.

2. Measure (Đo lường)

• Thu thập dữ liệu: Thu thập thông tin về hiệu suất làm việc, tỷ lệ nghỉ việc, mức độ hài lòng của nhân viên,..bằng cách khảo sát, phỏng vấn hoặc đánh giá hiệu suất. 
• Phân tích hiện trạng: Xác định các chỉ số hiện tại như tỷ lệ nghỉ việc, điểm đánh giá hiệu suất trung bình, số lượng khiếu nại từ nhân viên,..
• Điểm chuẩn: So sánh các chỉ số này với mục tiêu đã đặt ra để hiểu rõ tình hình hiện tại và những điểm cần cải thiện.

3. Analyze (Phân tích)

• Xác định nguyên nhân gốc rễ: Sử dụng các công cụ phân tích như biểu đồ xương cá Ishikawa, phân tích Pareto, hoặc 5 Whys để xác định nguyên nhân chính của các vấn đề trong quản lý nhân viên. Ví dụ: Phân tích lý do tại sao nhân viên nghỉ việc hoặc tại sao hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu.
• Phân nhóm nguyên nhân: Chia các nguyên nhân thành các yếu tố như môi trường làm việc, phong cách quản lý, đào tạo và phát triển, đãi ngộ,…

4. Improve (Cải thiện)

• Đề xuất giải pháp: Dựa trên kết quả phân tích, đưa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề. Ví dụ: Cải thiện chương trình đào tạo, điều chỉnh quy trình quản lý, tăng cường gắn kết với nhân viên thông qua các hoạt động nhóm hoặc cải thiện chính sách thưởng phạt.
• Thực hiện: Áp dụng các giải pháp này trong quản lý hàng ngày. Ví dụ: Tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng mềm, thực hiện chương trình đánh giá hiệu suất liên tục, hoặc thiết lập hệ thống phản hồi từ nhân viên.
• Đánh giá lại: Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các giải pháp, dựa trên các chỉ số hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.

5. Control (Kiểm soát)

• Thiết lập quy trình kiểm soát: Xây dựng các quy trình và chính sách để duy trì những cải tiến đã đạt được. Ví dụ: Thiết lập quy trình đánh giá hiệu suất định kỳ, hệ thống theo dõi mức độ hài lòng của nhân viên.
• Giám sát liên tục: Sử dụng các công cụ giám sát như KPI, báo cáo hiệu suất, hoặc các cuộc khảo sát định kỳ để đảm bảo rằng các cải tiến đang được duy trì và tiếp tục phát triển.
• Phản hồi và điều chỉnh: Thu thập phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh các giải pháp quản lý khi cần thiết để đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Ví dụ áp dụng thực tế của mô hình quản lý 6 sigma – Quy trình DMAIC

Chẳng hạn, bạn nhận thấy rằng doanh số bán hàng tháng này chưa hiệu quả. Bạn có thể áp dụng quy trình DMAIC như sau:

• Define: Xác định vấn đề chính là doanh số bán hàng tháng này không đạt mục tiêu, với mục tiêu tăng doanh số bán hàng lên 15% trong vòng 3 tháng.
• Measure: Thu thập dữ liệu về doanh số bán hàng hàng tháng, số lượng khách hàng tiếp cận, tỷ lệ chốt đơn hàng, và thời gian trung bình cho mỗi giao dịch. Đồng thời, đánh giá các kỹ năng hiện tại của đội ngũ bán hàng thông qua các cuộc khảo sát và quan sát trực tiếp.
• Analyze: Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân chính dẫn đến doanh số bán hàng thấp. Các nguyên nhân: thiếu kỹ năng bán hàng, quy trình bán hàng không tối ưu, hoặc không nắm bắt đúng nhu cầu của khách hàng. 
• Improve: Tổ chức lại các buổi coaching, tập trung vào các kỹ năng cần thiết như kỹ năng chốt đơn, giao tiếp với khách hàng. Xây dựng lại quy trình bán hàng để tăng hiệu quả, và triển khai các chương trình khuyến khích để tăng động lực cho nhân viên bán hàng.
• Control: Thiết lập các quy trình kiểm soát để đảm bảo những cải tiến này được duy trì. Ví dụ, theo dõi doanh số bán hàng hàng tháng, thực hiện các buổi đánh giá kỹ năng định kỳ cho nhân viên, và tiến hành khảo sát khách hàng để đo lường sự cải thiện trong trải nghiệm mua sắm.

Bằng cách áp dụng này, bạn có thể nâng cao kỹ năng bán hàng của đội ngũ nhân viên, tối ưu hóa quy trình bán hàng, và cải thiện doanh số một cách bền vững.

Tạm kết về mô hình quản lý 6 sigma

Trên đây là một vài thông tin liên quan đến mô hình quản lý 6 sigma – DMAIC. Hy vọng rằng những gợi ý này giúp bạn có thể đưa ra chiến lược quản lý hiệu quả, giúp phát triển đội nhóm trong tương lai. 

Nội dung thuộc Góc nhìn chuyên gia