Để huấn luyện nhân viên ra quyết định hiệu quả, chính xác, nhà quản lý cần giúp họ phân tích vấn đề đang gặp phải. Cụ thể, phương pháp Cynefin là khung tư duy, phân loại các tình huống, từ đó đưa ra giải pháp đúng đắn.
Nội dung bài viết:
Phương pháp Cynefin là gì?
Phương pháp Cynefin là khung tư duy giúp chúng ta phân loại vấn đề, từ đó ra quyết định hiệu quả. Mô hình này được phát triển bởi Dave Snowden (nhà nghiên cứu Quản trị tri thức) và Mary E. Boone (chủ tịch của một công ty tư vấn tại Essex, Connecticut), được giới thiệu vào cuối những năm 1990. Tên gọi “Cynefin” xuất phát từ tiếng xứ Wales, nghĩa là “hệ thống, mạng lưới” hoặc các trường hợp cần ra quyết định.
Tại môi trường doanh nghiệp, một nhà quản lý xuất sắc là người biết cách trao quyền cho đội nhóm. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng có khả năng phân tích và ra quyết định hiệu quả. Vì vậy, phương pháp Cynefin sẽ là chìa khóa giúp nhà quản lý hướng dẫn nhân viên rèn luyện kỹ năng này. Nhưng trước khi huấn luyện cho đội nhóm, nhà quản lý cần nắm rõ và thành tạo các bước ra quyết định với Cynefin.
Để ra quyết định, việc đầu tiên cần xác định sự việc thuộc tình huống hay ngữ cảnh nào. Dave đã phân ra các loại lĩnh vực: Clear – Rõ ràng, Complicated – Rắc rối, Complex – Phức tạp, Chaotic – Hỗn loạn, Disorder – Rối loạn. Cụ thể, các bước này được ứng dụng như sau:
Clear – Rõ ràng
Đây là những vấn đề đơn giản, hiển nhiên và có thể giải quyết nhanh chóng. Chúng ta sẽ thường xuyên bắt gặp những vấn đề này trong công việc và đời sống. Cách ra quyết định và xử lý cũng rất dễ dàng, không cần quá nhiều kiến thức chuyên môn.
Ví dụ, nhân viên của bạn thường xuyên quên nhiệm vụ mà họ được giao đột xuất. Nguyên nhân đến từ việc họ không có thói quen ghi chú hay note lại thông tin ngay khi nhận được. Vậy, giải pháp lúc này sẽ là yêu cầu nhân viên điền vào bảng công việc cá nhân, hoặc làm ngay nếu nhà quản lý cần gấp.
Theo Snowden, cách ra quyết định cho vấn đề Clear gồm 3 bước: Phán đoán (sense) – tìm hiểu vấn đề, Phân tích (categorize) – thuộc lĩnh vực nào, Phản ứng (respond) – đưa ra cách giải quyết. Tuy nhiên, nếu vấn đề quá đơn giản, rõ ràng, nhà quản lý có thể bỏ bước “phản ứng” và ra quyết định ngay.
Complicated – Rắc rối
Đặc điểm của loại vấn đề này là có nhiều hơn một giải pháp xử lý. Trường hợp này, đôi khi nhà quản lý có thể xác định rõ ràng nguyên nhân và kết quả, nhưng vì ảnh hưởng bởi ngữ cảnh (tài chính, thời gian, con người,..) mà khó đưa ra quyết định.
Ví dụ như, nhân viên thường xuyên mất tập trung trong giờ làm việc, từ đó trễ deadline hoặc ảnh hưởng đến năng xuất cả nhóm. Nguyên nhân có thể do đêm hôm trước thiếu ngủ, môi trường làm việc ồn ào, hoặc đơn giản là vì thói quen trì hoãn. Và đến chính bản thân họ cũng không biết nguyên nhân chính nào dẫn đến tình trạng này.
Cách giải quyết cho trường hợp Complicated cũng gồm ba bước tương tự như Clear. Vì có nhiều tác động dẫn tới kết quả, nên cần tập trung tại bước “Phân tích”, từ đó tìm được nguyên nhân cốt lõi. Để đưa ra quyết định hợp lý, bạn có thể tham khảo một số mô hình truy tìm nguyên nhân như: kỹ thuật 5Why, sơ đồ xương cá, 6 chiếc mũ tư duy,…
Complex – Phức tạp
Trong trường hợp này, mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả thường không rõ ràng. Đôi lúc, nhà quản lý có thể hiểu lý do dẫn tới thất bại thông qua việc quan sát và đúc kết sau khi “mọi chuyện đã rồi”. Và không có giải pháp đúng đắn hoặc cách tiếp cận chính xác từ trước.
Ví dụ cho vấn đề phức tạp là chứng minh việc huấn luyện và đào tạo nhân viên sẽ nâng cao năng xuất của đội nhóm. Bạn có từng thắc mắc: “Tại sao hướng dẫn rồi mà nhân viên không làm được?’, “Làm sao để họ thay đổi hành vi sau huấn luyện?”, “Mất bao lâu để có kết quả sau khi huấn luyện nhân viên?” hoặc “Nên tự đào tạo hay cử nhân viên đi học?”
Đối với Complex, thay vì đi tìm giải pháp cụ thể hoặc cố gắng kiểm soát tình hình, hãy kiên nhẫn tìm hiểu và tham khảo các chuyên gia. Đồng thời, nhà quản lý cần thử nghiệm các giải pháp khác nhau, từ đó nhìn nhận rõ các vấn đề, và ra quyết định phù hợp nhất.
Chaotic – Hỗn loạn
Đây thường là những vấn đề nghiêm trọng, mức độ ảnh hưởng cao và khó giải quyết. Chaotic chỉ những trường hợp có quá nhiều vấn đề xảy ra cùng một lúc. Nếu không xử lý kịp thời, chúng ta gây hậu quả vô cùng lớn. Bên cạnh đó, liên hệ giữ nguyên nhân và kết quả rất khó xác định, vì chúng thay đổi liên tục.
Ví dụ cụ thể: Covid 19 bất ngờ ập đến đã gây ra sự xáo trộn về môi trường làm việc giữa quản lý và nhân viên. Nhiều doanh nghiệp tiến hành làm việc từ xa, và quản lý phải học cách dẫn dắt đội nhóm thông qua internet. Hoặc một số ví dụ khác như: Website công ty bị sập, khủng hoảng truyền thông,..
Những vấn đề thế này thường ít diễn ra. Tuy nhiên, hậu quả của nó có thể phá hủy tất cả những gì bạn cố gắng xây dựng. Trong trường hợp này, bạn sẽ không có thời gian để thử nghiệm hoặc phân tích. Vì vậy, cần hành động dứt khoát để ổn định tình hình. Bên cạnh đó, hãy đồng hành cùng nhân viên, để ra quyết định chính xác và linh hoạt.
Trường hợp cuối cùng là Disorder – Rối loạn, chỉ những vấn đề còn lại. Ở đây, không rõ loại nào chiếm ưu thế hơn. Vì vậy, mục tiêu chính của bạn là thu thập thông tin để chuyển về 1 trong 4 phân loại kể trên và ra quyết định.
Tổng kết về cách ra quyết định với phương pháp Cynefin
Phương pháp Cynefin có thể ứng dụng trong nhiều tình huống, đặc biệt trong lúc cần ra quyết định. Đây là một kỹ năng quan trọng đối với quản lý và nhân viên. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, nhà quản lý có thể ứng dụng hiệu quả và linh hoạt.
